無料で使える日程調整ツールのおすすめOSS〜Cal.com〜
日程調整ツールとは、ビジネスでの会議や打ち合わせ、面接や面談などの予定をスムーズに決定するためのツールのことを指します。従来のメールや電話を使った日程調整と比較し、日程調整ツールを利用することで、ダブルブッキングや伝達ミスといったリスクを減らすことができます。日程調整ツールの活用により、ビジネスの日程調整を効率よく行え、予約者と管理者の双方にとってメリットがあります。
Cal.comはOSSとして無料で公開されている日程調整ツールです。Googleカレンダー等と連携した予定の管理や、Web会議システムのURLを自動で発行する機能などを備え、ビジネスの業務効率化に活用することができます。この記事では、Cal.comの特徴や機能について紹介します。
- ＋
目次
日程調整ツールとは
日程調整ツールとは、会議や商談、面接、飲み会などの日程を決める際、メールや電話などによるヒアリングといった煩雑な作業を自動化してくれるツールです。日々の業務の中で、複数の参加者とやりとりをし、1人1人の都合を考慮して日程調整を行うのは手間がかかるものです。日程調整ツールを利用することで、このような面倒な作業の工数を削減し、最適な日程を効率的に決定できるようになります。ビジネスにおける業務の効率化に、おすすめのシステムの1つです。
日程調整ツールの種類
日程調整ツールには、主に2つの種類があります。
- 予約受付型
事前に設定された空き枠の中から、予約者が自分の都合が良い日時を選択するタイプです。個人で利用するものでは、飲食店や美容室などの予約サイトが該当します。
- 候補提案型
主催者が複数の候補日程を提案し、参加者が都合の良い日時を選択するタイプです。提示された複数の日程に対して、各メンバーが〇や△、×で投票し、もっとも○の回答が多い日で日程が確定する方式のツールもあります。複数人が参加するイベントや飲み会などで、幹事が日程を調整する際などによく利用されます。
日程調整ツールの主な機能
以下では、日程調整ツールによくある機能を紹介します。ビジネスにおいて、会議や打ち合わせ、商談などの日時を調整する目的で日程調整ツールを利用する場合のポイントとして参考にしてください。
- 複数人での利用
ビジネスで利用するツールを選ぶ際は、個別で作業を進める場合と違い、部署やチームなど複数人で利用できることが必須となります。複数人が参加する会議や面接などの日程を決める際、全員の空いている日程・時間を自動で抽出して表示する機能や、予定の登録を自動化する機能があると、調整の手間が省け、ダブルブッキングの防止にも役立ちます。
- 外部システムとの連携
カレンダーやチャットシステムなどに予定が自動的に反映される機能が搭載されていると、予定ごとに登録していく手間が省け便利です。日程確定と同時にWeb会議システムのURLを発行してくれ、相手や同席するメンバーへの共有までを完了できるものもあります。
- 予定の通知/リマインド機能
日時確定の際にメンバー全員に通知が送信されたり、予定が近くなったタイミングで再通知するリマインドの機能があると、抜け漏れの防止につながります。
- 予定の編集/キャンセル対応
予定のキャンセルや、リスケ等の編集操作が簡単にできるかどうかもポイントです。
他にも、Webサイトにカレンダーを埋め込めるものや、AIで担当者を割り当てる機能がついたタイプなど、さまざまな日程調整ツールがあり、目的と予算にあったツールを選ぶ必要があります。ここでは、OSSとして無料で公開されており、ユーザー数の制限なく利用することができる、「Cal.com」を紹介します。
日程調整ツールのOSS「Cal.com」とは
Cal.comとは、Cal.com,Inc.が開発したオープンソースの日程調整ツールです。予約受付型の日程調整ツールとして、採用の面接や、面談・打合せなどの日程調整、商談のアポ取りなど、様々なビジネスシーンで活用することができます。Cal.com,Inc.がサービスとして提供しているほか、ソースコードが公開されているため、会員登録や料金の支払いは不要で、自社でシステムを構築することが可能です。一般的なクラウドサービスでは情報漏えい等のセキュリティ対策が心配される場合も、Cal.comは自社サーバ内で運用することができるため、安全性が高いのも魅力です。Cal.comは現在、週に数回程度と非常に頻繁に新バージョンがリリースされているOSSです。なお、Cal.comの一部の機能は有償でないと利用できないものがあります。以下では、無料で利用できるAGPLv3版について解説します。
日程調整ツールのOSS「Cal.com」の特徴
Cal.comには、以下のような特徴があります。
外部システムと連携しやすい
Cal.comは連携できる外部システムが多く、外部システムと連携するためのアプリが充実しています。社内で既に利用しているカレンダーツールやWeb会議ツールをそのまま使える可能性が高いので、試しやすく導入のハードルが低いというメリットがあります。
予約情報をセキュアに管理できる
Cal.comは、Cal.com,Inc.が提供するサービスから利用するほか、自社のオンプレミス環境に構築することもできます。企業内のサーバで利用することで、クラウドサービスと比較し、予約者の個人情報や重要な予約情報などをより安全に管理することができるようになります。自社のセキュリティ要件に合わせた運用が可能です。
イベントを詳細に設定することができる
Cal.comでは、予約を受け付ける前に、イベントの設定を細かく指定することができます。例えば、イベント前後の移動時間や準備時間などの条件を追加し、予約を重複させない時間帯を設定したり、現在時刻から指定した時間以内には予約を入れられないようにしたりすることができます。そのため、管理者側の状況や用途に合わせて、柔軟な日程調整を実施することができます。
日程調整ツールのOSS「Cal.com」の機能
Cal.comには、主に以下のような機能があります。
イベントの予約
ユーザは以下の流れでイベントの予約を入れることができます。
- 予約を入れたいユーザ（予約者）が、Webブラウザで予約先のユーザの公開ページにアクセスします。非公開のイベントの場合は、共有URLを予約者へ送ることで直接アクセスします。
- 予約可能なイベントの種類を選択します。
- 予定が空いている日時を選択します。
予約画面
- 予約者の名前やメールアドレスなど、必要な項目を入力し、予約が確定します。
予約完了画面
予約後は、Cal.comのメニューから予約内容を確認したり、予約の変更、場所の変更、予約のキャンセルなどを行ったりすることができます。
予約内容の変更画面
イベント種別の設定
Cal.comではデフォルトで、以下の3つのタイプのイベントが用意されています。
- 秘密のミーティング（非公開）
- 30分間のミーティング（公開）
- 15分間のミーティング（公開）
イベント設定の画面から、イベントのタイトル、説明、URLの末尾に使われる文字列、イベントの時間を設定することができます。また、予約者が指定した選択肢から時間を選択できるようにしたり、ミーティングの場所やWeb会議のアプリなどを指定したりすることも可能です。イベント種別は新規にカスタマイズして追加することや、不要なものを削除することも可能です。
イベント設定画面
他システムとの連携
Cal.comは以下のようなシステムと連携させて利用することができます。
外部カレンダーとの連携
外部カレンダーと連携することで、Cal.comのスケジュールを外部カレンダーへ自動で登録したり、外部カレンダーで予定が入っている時間帯はCal.comの予約が入らないようにすることができます。これらの連携は、NextcloudのCalendarプラグインなどCalDavに対応した外部カレンダーのほか、Googleカレンダーにも対応しています。
Web会議システムとの連携
Cal.comは、JitsiなどのWeb会議システムと連携することができます。イベントの予約時にJitsi Videoを選択することで、予約完了と同時に会議室へのURL作成が自動化されます。
「Cal.com」を利用する際の注意点
Cal.comを利用する際は、以下の点に注意する必要があります。
一部機能が有償
Cal.comはオープンソースとして公開されており、基本は自由に利用可能ですが、一部はThe Cal.com Commercial Licenseとなっており有料です。エンタープライズ版でのみ使える有償機能の例としては以下のものがあります。
- ルーティング: 予約を適切な担当者に配分
- ワークフロー: イベントをトリガーにアクションを実行
- GUIでのユーザ管理操作
- 組織機能
- APIの利用
- Daily.coが提供するビデオ通話サービスCal Videoとの連携
ライセンスの制約
AGPL v3の部分は自由にダウンロードして使用可能ですが、サービスとして提供する場合は一定の制約を伴います。組織内で使用する場合は問題になりにくいですが、例えば顧客に向けたシステムに組み込んで使うなど、組織外の不特定の人に向けてサービスとして提供する際などは注意が必要です。
デージーネットの取り組み
デージーネットでは、Cal.comのインストール方法や機能などについて調査を行い、結果をCal.com調査報告書に掲載しています。調査報告書は無料でダウンロードすることが可能です。
また弊社では、Cal.comなどのOSSを使ったシステムの構築サービスを提供しています。Cal.comは、NextCloudのカレンダー機能やWeb会議システムのJitsiと連携可能なため、OSSのみを利用して、ビジネスに役立つシステムの構築を実現できます。利用人数の上限や月額の料金、ライセンス費用等を気にせず、スケジュール管理ツールを利用することが可能です。
さらに、弊社でサーバを構築したお客様に向けて、導入後の保守サポートも提供しています。この保守サポートでは、ソフトウェアだけではなくシステム全体の保守を行います。使い方に関するQ&A、障害などの問題発生時の調査、最新のセキュリティ情報の提供など、お客様のニーズに応じ、安心・安全なプランをご用意しています。
情報の一覧
Cal.com調査報告書
Cal.comとは、スケジューリングプラットフォームのOSSです。面接・面談や打合せなどの予約（アポ取り）に利用することが可能です。本書は、ソフトウェアのインストール方法や機能などについて調査をした内容をまとめたものです。
無料で使えるカレンダーソフトのOSSとは？比較6選
カレンダーソフトとは、複数のユーザの予定を統一的に管理し、オンラインで共有するためのソフトウェアのことです。ここでは、カレンダーの機能を無料で使え、ビジネスに役立つOSSを紹介します。
デモのお申込み
もっと使い方が知りたい方へ
操作方法や操作性をデモにてご確認いただけます。使い方のイメージを把握したい、使えるか判断したい場合にご活用下さい。デモをご希望の方は、下記よりお申込みいただけます。
