システム管理者の作業と仕事の仕分け
ソリューション開発部 加藤 大嗣
働き方改革の対応として多くの企業は業務の見直しを行っていたり、検討するための調査をしていると思います。
皆さんはどのように見直しを行っているでしょうか。その場しのぎの対処をすると風化して使われなくなったり、管理が複雑になりリスクの原因になる可能性があります。
目的に沿った見直しをするためには今行っている業務の洗い出しが必要です。
業務は大きく分けて定型業務と非定型業務があります。システム管理者ではサーバのセキュリティアップデートや監視アラートの1次対応等、実施内容が決まっているものが定型業務となります。そして提供サーバの設計や新サービスに向けての企画等は非定型業務と分けられます。
業務の中でより時間をかけるべきなのは自ら考え価値を生み出す非定型業務だと思います。非定型業務を行うための時間を作るには定型業務の見直し、効率化が必要となります。
しかし、年に１回しか行わない作業を効率化しても効果は薄いですし、難易度が高い作業を効率化しても対応できる人が限らてしまったり対応するための工数に時間がかかってしまったりとハードルが高くなります。
効果的に見直しするには、ポイント（頻度、作業時間、作業の難易度）ごとに優先順位をつけていくことが大切です。まず作業を行う頻度を確認します。先ほども述べたように、年に1回しか行わない作業を効率化しても効果は低いです。そのため週一回など頻度が多いものから効率化していくことが大切です。次に自分の行っている作業時間を計測します。実際に作業時間を確認することで、多く時間がかかっている作業を明確にすることができます。時間が長くかかっている作業の方が改善がしやすくなります。最後に難易度です。難易度は、低い業務から取り掛かることをおすすめします。成功の実績が増え、その後の活動が継続しやすくなるためです。
デージーネットでは業務ごとにタスクを分解して実際に作業にかかった時間を記録しています。作業の中に多く時間がかかったものについては、システムで自動化できないか検討し常に業務の効率化ができるようにしています。
他にも、構築したサーバの設定資料を作成時に標準的な書式やルールを決めることで、品質を保ちつつ誰でも効率よく同等の資料を作成することができます。
各社員が価値を生み出す非定型業務に集中できるよう優先順位を決めて効果のある定型業務の見直しをしていきましょう。
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