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チャットシステムとビデオ会議システムの利用

ソリューション開発部 徳武 竜太

システムを管理する上で、他者とのコミュニケーションは欠かせないものだと思います。そのコミュニケーションですが、方法によっては余計な時間がかかり、コミュニケーションに必要なコストが大きくなってしまいます。例えば、口頭で説明されたことを何度も確認したり、送ったメールに対する返信がなく業務が進められないなど、コミュニケーションに関わる不必要な時間はいたるところで生じます。こういった時間を削減することで、業務の効率を改善させることができます。

上記のようなコミュニケーションコストを減らすために、ビジネスチャットやビデオ会議システムを導入する企業が増えています。

ビジネスチャットは、メールよりも手軽にやり取りを行うことができます。システム管理を行う上で便利なのは、相手が遠隔地にいてもリアルタイムに近いやりとりをできることです。

例えば、遠隔地にいる相手に対して、操作方法を指示したりする場合は、メールよりもやり取りのコストが少ないため、素早く指示を行うことができます。電話でも指示を行うことができますが、コマンドやスクリーンショットを共有するにはチャットシステムの方が便利に行えます。

また、設定を行えばサーバからのメッセージをチャットに通知させることもできます。例えば、特定のWebページにアクセスできないといったアラートをチャットに通知させたり、アラートを上げたホストの状態やCPUの使用率などのグラフも通知させることも可能です。ビデオ会議は遠隔地にいながら、映像を使用してコミュニケーションをとれます。

例えば、システム管理の一環で、すでに稼働しているサーバで作業を行うことがあると思います。そうした作業の際、避けなければいけないのが誤操作によるサービスへの影響です。誤操作を防ぐ手段はいくつかありますが、複数名の作業者による実行コマンドの確認も1つです。上記の手段を取りつつ、作業を行う場合は1つの場所に複数の作業者が集まる必要があります。

社内で完結するのがベストですが、そうはいかないケースもあります。そうした場合、ビデオ会議システムの機能の1つである画面共有機能を使うと、1人の作業者の画面を他の確認者へと共有することができます。画面を共有することで、遠隔地にいながら手順を確認しつつ作業を進めることができます。

弊社でもこれらのシステムを使用しており、チャットで実施すべきコマンドを共有したり、簡単なコミュニケーションを手早く行ったりしています。また、ビデオ会議を使用し、別の事務所にいる相手と打ち合わせを行ったり、実際のサーバの画面を共有しながら、作業やレクチャーを行っております。こうしたツールを導入して、コミュニケーションコストを削減し、働きやすい仕事環境を作るのはいかがでしょうか。

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