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チャットを使って管理作業を効率化

システム管理のつぼ(2018年2月号)

システム設計部 利波 健二

最近、ビジネスでもチャットを活用する話題がよく聞かれるようになりました。SNS付属のツールやグループウェア、クラウドサービスと提供形態も多岐にわたっています。

チャットツールを使い始めて、まず便利と感じるのは、コミュニケーションが迅速になることです。文字でのコミュニケーションとして、電子メールがありますが、どうしても、多くのメールから必要な情報を選別する必要があります。チャットでは、チャットルームというグループ単位で情報のやり取りをします。そのため、会話したい相手に限定してコミュニケーションを取ることができ、必要な情報だけを受け取ることが可能です。

また、会議のような形式のため、短い言葉で気軽にメッセージを投げかけ、話を進めていくことが可能です。会話のタイミングでリアルタイムに参加できなかった場合でも、あとから履歴を参照することもできるので、一種の議事録のようにも使えます。つまり、会話の良さとメールの良さを併せ持ったツールとして利用することができます。

例えば、システムのサービスインを行うための作業をしているようなとき、データセンターと社屋と連携して進めなければならない状況があります。電話を使うこともできますが、携帯電話を持つことで片手がふさがってしまいます。環境によっては、データセンターの空調の音が大きく聞き取りにくいなど、電話が使いにくい場合があります。そのようなときは、チャットで連携を取ると、スムーズに進められます。また、作業ログを張り付けることもできるので、問題発生時のログを記録として張り付けることで問題共有もできます。

今、私たちの部門では、案件や課題ごとにルームを作成して議論の場として利用しています。プロジェクトメンバーの状況もわかりますし、あとからでも議論が追いやすいためメンバーも管理者も使いやすい環境になっています。

様々なシーンで活用できるチャットを導入し、作業効率化を目指してみましょう。

【Rocket.Chat調査報告書】https://www.designet.co.jp/download/#information

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