棚卸は、台帳にある資産や備品が「どこに、いくつ、どのような状態で存在するか」を確かめ、情報を最新化する大切な業務です。ところが紙やExcel運用のままでは、所在不明や未返却、無駄な追加購入が起きやすく、棚卸自体も重い作業になりがちです。本記事では、OSSの資産管理システムであるSnipe-ITを活用してQRコードで現物を確認し、差異の修正と証跡保存まで一気に進める棚卸の手順と、現場別の活用事例を分かりやすく解説します。
棚卸とは、企業が保有する資産や備品について「台帳に記載されたものが、いつ・どこに・いくつ・どんな状態で実在するか」を現物ベースで確認し、差異があれば是正して台帳を最新化する作業です。棚卸管理システムを適切に行うことで次のようなメリットがあります。
台帳と現物の差が積み上がると、PCやスマホ、備品などの所在が分からず、紛失や未返却に気づけない状態を招きます。定期的な棚卸によって現物の所在・利用者・状態を確認することで、こうした行方不明のリスクを早期に解決することが可能です。また資産の実数が見えることで、誤って同じ物品を購入したり不要な追加購入をしたりするミスも防げるので、無駄なコスト削減にもつながります。
決算や監査の際は、資産がきちんと存在していることを確認・説明する必要があります。棚卸で記録と証跡を残しておくことで、効率的に監査対応を進めることができ、手戻りの削減、内部統制の強化にもつながります。
端末の持ち出しや備品の貸出状況を棚卸で可視化することは、情報漏えい対策やコンプライアンス遵守の観点でも有効です。システムで監査ログまで残せる仕組みを使えば、棚卸は短時間で終わり、情シスや管理部門の負担も大幅に軽減できます。
前項の通り、棚卸は資産管理と経営判断を支える重要プロセスとなります。しかし、棚卸を十分に行わないまま日々の運用に追われている企業も少なくありません。その理由として、以下のような課題が考えられます。
PCは情シス、備品は総務、工具は現場などといったように、資産や備品の種類ごとに管理方法が分かれていると、台帳の形式や粒度がバラバラになります。結果、棚卸のたびに情報を突き合わせる手間が増え、全社的な資産状況も把握しにくくなります。
紙やExcelによる台帳の更新は属人化しやすく、同時編集や履歴管理もしにくいです。棚卸時に複数人で確認しても反映が追いつかず、最新版がどれか分からないまま作業が進み、差異や抜け漏れの原因になります。
台帳の更新が滞ると、利用者・設置場所・数量が不明な資産が増えていきます。棚卸の際に、誰が利用している資産なのか、どこにあった資産なのかが分からない物品が頻発し、確認に時間を取られて作業全体が長期化します。
貸出や移動の記録が曖昧だと、棚卸しても「あるはずの資産」が見つからない可能性があります。紛失や未返却を早期に特定できないと、再購入や情報漏えいのリスクなど、後々大きな損失につながります。
Snipe-ITを活用してシステムで管理することで、棚卸を効率よく行うことができます。以下は、Snipe-ITを利用した棚卸管理の流れの例を紹介します。
Snipe-ITを使って棚卸を行うことで、Excelでの台帳管理に比べて以下の点でメリットがあります。
Excelを使った棚卸では台帳と現物の照合に時間がかかりますが、Snipe-ITなら資産ラベルのQRやバーコードを読み取るだけで即時に確認できます。CSVによる一括更新も行えるため、準備〜記録までの工数を大幅に短縮することができます。
資産情報一覧
Snipe-ITは棚卸時の監査記録（誰がいつ確認したか）を自動で残せるため、後追いの証跡作成が不要になり、監査対応の負担を軽くすることができます。
Excelでの運用は棚卸の間に台帳が陳腐化しやすいですが、Snipe-ITは保証期限切れや貸出長期化などをアラートで通知できます。日常的に差異の芽を潰せるので、棚卸の運用を楽に回すことができます。
アラートメール例
Snipe-ITはオンプレミス環境で利用することが可能です。自社の資産情報が漏えいするリスクを防げるため、セキュリティが気になる企業やクラウドサービスを使えない自治体などにおすすめです。
以下では、Snipe-ITを使った棚卸の活用例を紹介します。
オフィスで使うPCやスマホは、持ち出しや異動によって変動するため特に貸出状況が追いにくい資産です。また、棚卸作業も頻繁にあるわけではないため、作業が属人化しがちです。
これらをSnipe-ITで管理することで、貸出状況を一目で確認することができます。また、デージーネットが開発した「Snipe-IT-Agent」「Snipe-PCView」を使えば、Windows PCやLinuxサーバのスペックやインストール済みソフトウェアなどの情報も自動取得することができます。そのため、貸し出したい機器が現在どこにあるか、禁止しているソフトウェアをインストールしていないかなども把握することができます。
工場や研究所で使う資産は、現場間の持ち回りや貸出が頻繁に起こるため、つい「どこにあるか」「誰が使っているか」が不明になりやすく、また紛失や未返却の場合も気付きにくいです。
Snipe-ITでは作業エリア単位などで棚卸対象を分けることができるため、現場の実在庫を正確に把握でき、再購入や探し回りを削減することができます。
学校や自治体では、タブレット、ノートPC、カメラ、Wi-Fiルータなど、貸し出す資産が多岐に渡ります。また運用担当者が異動になってしまうとそれまでの運用ルールが引き継がれないといった可能性もあります。
Snipe-ITでは貸出情報や棚卸のログが残るため、管理責任の説明や監査対応がしやすくなります。また、自社の統一されたルールで運用可能です。さらに、オンプレミス環境でシステムを利用可能なため、セキュリティ面でも安心して利用することができます。
デージーネットでは、Snipe-ITのインストール方法や使い方、詳しい機能などを調査し、調査報告書に掲載しています。調査報告書は無料でダウンロードすることが可能です。また、日本企業でもより手軽に資産管理ツールを導入できるように、Snipe-ITの「資産管理者向け日本語マニュアル」を作成し、ホームページで無償で公開しています。Snipe-ITの使い方のイメージを把握したい、使えるか判断したい方は、デモをご活用いただくことも可能です。
デージーネットではお客様のご要望をお伺いし、お客様の仕様に沿った資産管理システムの構築も可能です。デージーネットでシステムを構築した場合、Open Smart Assistanceという保守サービスに加入することも可能です。
なお、デージーネットではSnipe-ITのアプライアンスサーバも提供しております。「1からシステムを構築する前に試しに使ってみたい」「導入時に自社でインストールや設定を行うことに不安がある」「シンプルな機能でコストを抑えたい」という場合は、30日間無料のお試し版も提供しておりますので、ぜひご検討ください。
Snipe-ITは、WEB インタフェースから資産を管理するためのソフトウェアです。ここでの資産とは、主に企業などの組織が保有する物品を指します。本書は資産管理ソフトウェア「Snipe-IT」についての調査報告書です。
アプライアンスサーバとは、特定のサービスの機能を特化したサーバ製品をいいます。デージーネットでは、このSnipe-ITをアプライアンスサーバとして提供します。
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資産管理システムSnipe-ITをデージーネットの社内に導入した事例です。弊社では、業務効率化とセキュリティ強化の対策として、パソコンやマウス、ハードウェア等のIT資産や、紙やペンなどの消耗品も資産管理システムを使って管理・運用しています。
Snipe-PCViewとは、デージーネットで開発をおこなった、PCの構成情報を取得することができるオープンソースソフトウェアです。ここでは、Snipe-PCViewのインストール方法を紹介します。
Snipe-IT-Agentは、Windows OSまたはLinux OSのハードウェア・ソフトウェア情報を収集し、Snipe-IT資産管理システムに新規資産を登録、もしくは既存資産情報を更新することができるソフトウェアです。
もっと使い方が知りたい方へ
操作方法や操作性をデモにてご確認いただけます。使い方のイメージを把握したい、使えるか判断したい場合にご活用下さい。デモをご希望の方は、下記よりお申込みいただけます。
