構築事例：Excelによる資産管理を解決したSnipe-ITの社内導入

Open Smart Design

今回は、資産管理システムのSnipe-ITをデージーネット社内に導入した事例です。以前まではPCやマウス、ハードウェア等のIT資産をExcelの資産台帳で管理していましたが、業務効率化とセキュリティ対策を目的として、Snipe-ITを導入し管理・運用しています。ここでは、デージーネット社内でのSnipe-IT活用方法を紹介します。

お客様が悩まれていた課題: 資産がタイムリーに管理できていない; Excelでの台帳管理は時間と手間がかかる; ソフトウェアライセンスの更新漏れや機器紛失の恐れがある

+導入企業プロフィール: ★
導入企業業種

情報・通信

都道府県

愛知県

ユーザー規模

40名

利用OS

Ubuntu20.04LTS

導入月

2022年1月

デージーネットが提案した「Excelによる資産管理を解決したSnipe-ITの社内導入」

アイコン男性

資産管理システムSnipe-ITを導入

snipe-it画面

Snipe-ITとは、WEBインタフェース上で企業の資産を管理するためのオープンソースソフトウェアです。OSSとして提供されているためライセンスフリーで、利用料金はかかりません。

Snipe-ITは、企業や組織が保有しているパソコンやスマートフォンなどのデバイス、ソフトウェア情報、ライセンス等のPC関連用品、そしてオフィス用品などの資産管理を行うために開発されたOSSです。OSSの資産管理システムのソフトには、企業が保有・管理するIT資産の使用状況を把握するインベントリ管理に特化したものも多いですが、Snipe-ITは管理対象を問わず、IT資産以外の消耗品等管理にも応用することが可能です。

Snipe-ITの特徴として、登録の際に資産とユーザ・場所を関連させる他に、資産の写真などもあわせてアップロードすることができます。名前から判別がつきにくいものも、画像で判別ができるように工夫されています。また資産を管理するためのバーコードやQRコードを発行する機能があります。QRコードをダウンロード後、印刷して資産に貼りつけておき、スマホなどの端末で読み込むことで棚卸管理にも活用できます。

「Snipe-IT〜資産管理のOSS〜」へ

社内で導入しようとしたきっかけ

これまで社内の方針では、パソコンやスマホなどの資産を、Excelの表で管理していました。ただExcelの表による管理では、以下のような問題がありました。

1人しか更新作業が行えない
更新する人によって、登録する情報に差異が生じる
更新には複数部署の承認が必要で、反映までにタイムラグがある
更新が滞り、破棄されたはずの資産が残っているなど、正確な数の把握が十分にできていない

また、会社としてISMS認証の取得のため、ソフトウェアライセンスなどを含む資産管理の効率化・セキュリティ強化が課題として挙がっていたという背景もあります。個人情報保護に加え、情報資産の保護の為、これまで以上に正確な資産管理が求められる状況でした。

これらの課題といくつかのソフトウェアを鑑みて、もっとも柔軟に運用を開始できるSnipe-ITを導入し、自社のIT資産管理をWeb上に統合して行うことにしました。

Snipe-ITの活用方法

デージーネットでは、主に以下のような方法でSnipe-ITを活用しています。

社内のIT資産を一元管理

snipe-it管理画面

デージーネット社内では、PCやスマートフォン、ソフトウェアなどのIT資産をはじめ、無形のライセンスもSnipe-ITで管理しています。購入時期・更新時期はいつか、対象の機器が今誰の手元にあるかなど、機器の基本情報から現在の配置場所の情報まで一元で管理することができています。

また、廃棄した資産も「過去の資産」として情報を保存しておくことで、過去どのような資産を導入していたかを確認でき、新たな資産の選定・導入にも利用しています。デージーネットでは、以下の資産をSnipe-ITで管理しています。

パソコン
マウス

ハードウェア
ソフトウェア

スマートフォン
ライセンス

パソコンなどのIT機器は、1台ごとに型番や使用者、設置デスクやサポート期間を登録しています。

ライセンス切れや在庫数はメールで通知

アラートメール例

Snipe-ITは、資産の保証期間終了前や残数によって、アラートメールを送信することもできます。この機能を使うことで、消耗品がなくなってから慌てて購入したり、保証期間切れのまま運用するリスクを避けることができます。

デージーネット社内でも、機器の保守期限が迫っていたり、ライセンス切れ、モノの在庫が無くなったりした際にメールによって自動で通知されるように設定を行いました。

導入・運用の際の工夫

導入の際は、実際に社内の資産管理を担当している管理部門と情報システム部門で連携しながら、以下のような工夫をしました。

Excelの管理台帳からCSVを使ってインポート

Snipe-ITは、CSVでのデータインポートに対応しているため、一度CSVで情報を取り込み、運用の試験をして不明点を洗い出しました。情シスとの意見交換を繰り返し、本運用するために必要な情報を検討することで、Excelからの移行は比較的素早く行うことができました。

その他の情報はAPI連携で資産情報を移行

もともと管理していた資産情報にはExcelから移行できない情報もありました。そのような情報は、Snipe-ITのAPIを使って移行のためのプログラムを開発し、外部システムのデータと連携させました。結果として、手動での移行作業を減らし効率のよい導入が実現できました。

導入後の結果

アイコン女性

Snipe-ITを導入後、資産を効率的に一元管理できるようになりました。複数人でリアルタイムに更新が可能なため、資産情報をチーム内で共有できるようになり、貸出や保守更新も円滑になりました。また、メール通知によりライセンス更新漏れや機器紛失の防止にもつながっています。操作履歴などのログも自動で記録されるため監査の際も役立っています。さらに、WEBインタフェースから利用できるため、検索性も向上し、昨今のリモートワークの現場でも役にたっています。この結果、物品購入を計画的に行う仕組みも確立され、利便性、コスト削減、資産の登録工数の削減にもつながっています。

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