構築事例：CuMASによる問い合わせ管理システムの構築

Open Smart Design

今回は、デージーネットで開発した問い合わせ管理システムCuMASをデージーネットの社内に構築した導入事例です。弊社では、社内の仕事の管理や社外からの問い合わせ管理でこのCuMASを利用しています。

お客様が悩まれていた課題: 仕事の管理の漏れがある; 誰がどの仕事を行っているのか管理しにくい

+導入企業プロフィール: ★
導入企業業種

情報・通信

ユーザー規模

40名

利用OS

CentOS7

導入月

2019年6月

デージーネットが提案した「CuMASによる問い合わせ管理システムの構築」

アイコン男性

問い合わせ管理システムのCuMASを利用して仕事の進捗管理を行う

CuMASとは、デージーネットが開発したオープンソースソフトウェアの問い合わせ管理システムです。指定されたメールアドレスへ送信されたメールを分類し、管理するためのツールです。問い合わせ担当者がそれぞれ行ったメールのやりとりを集積し、付随する情報を一元管理することができます。社外からの問い合わせ管理にも利用できますが、社内の仕事の進捗管理としても利用が可能です。

図：CuMASシステム構成

CuMASの活用方法

デージーネットでは、担当部署への仕事の依頼を行う際にCuMASを活用しています。

各部署にCuMAS用のメーリングリストを作成

各部署にCuMASで管理できるメーリングリストを作成し、他部署からの依頼はそのメーリングリストをつけて仕事の依頼をしてもらいます。担当部署は、そのメールに返信をして作業を行います。依頼のメールに返信すると自動的にCuMASで担当者として登録されるようになります。CuMASで依頼メールの一覧が表示されるのでどの仕事を誰が担当しているか、見落としているジョブがないかを確認することができます。担当者はCuMAS上で自分の担当している依頼をシステム上で簡単に確認したり進捗を変更することができます。またメールの返信や添付ファイルの確認も行うことができます。

ホームページからの問い合わせの管理

社内だけではなく、社外からのメールもCuMASで管理を行っています。ホームページの問い合わせフォームと連携させることで、問い合わせフォームにきたメールも案件化されCuMAS上で管理が可能になります。問い合わせが一覧で表示されるので誰がどの案件を行っているかやメールの履歴も確認することが可能です。

自動ジョブの作成

CuMASには、自動ジョブを作成する機能があります。定期的に行う作業は、自動ジョブとしてCuMASから自動的にメールが送付されるようにしています。自動的にメールが送付されるため作業のし忘れを防ぐことができます。自動ジョブは、日にち、曜日、年月日と細かく送信日の指定が可能です。依頼のメールも内容を自由に変更できるため、作業方法を記載することで初めての作業もメールを読んで効率よく行うことができます。

進捗が一定期間変更されていない場合の遅延メールを送付

CuMASには、案件の進捗が一定期間以上更新していない場合遅延メールを送付することができます。そのため対応が遅れていたり、対応を忘れてしまうことを防ぐことができます。遅延メールは送付するアドレスの指定ができるため、担当者だけではなく部署のメールアドレスにしておけば担当者以外の人も遅延に気が付くことができます。

運用にあたっての工夫

CuMAS上では、担当者だけではなく依頼者も案件の内容が見れるようになっています。作業の進捗を担当者に確認しなくてもCuMASの案件を確認することで把握が可能です。また、細かく依頼内容に合わせてメーリングリストを作成しています。細かくメーリングリストを分けることで担当者がすぐに案件を確認に対応ができるようになっています。

導入後の結果

アイコン女性

CuMASを導入したことにより、社内・社外問わず仕事の漏れがなくなりスムーズに仕事に着手することができるようになり、業務の効率化に繋がりました。また、メーリングリストを細分化しているため、管理者が指示しなくても主体的に業務が割り振られ、誰がどの仕事を行うか明確にすることができています。担当者以外も進捗を共有できるため、仕事のフォローもしやすくなりました。

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