3. メール承認機能の利用方法

3.2.1. メール送信と承認処理

メール承認が必要なメールを送信した場合、まず送信者に次のようなメールが届きます。

 送信元: メール承認システム <postmaster@localhost.localdomain>
 宛先: 営業部 山田 花子 殿 <sender@in.example.com>
 件名: メール承認者を指定して下さい。

 以下のメールの送信には承認が必要です。
 以下のURLに接続して、承認依頼を行ってください。

 https://www.example.com/approval/request.dgp?6I3OzMkXulQTAs87sfAlkseryAdfdsfadj31veW30serw==

 送信先: outside@out.example.com
 表  題: 御見積もりにつきまして
 日  付: 2018/6/27 15:46:21

メールに記載されているURLにアクセスすると、次のようなWEBインターフェースが表示されます。

承認依頼画面

この画面では、次のことが行なえます。

• 承認者を選択して、承認を依頼する
• メールを削除する

表示されている内容の意味は次の通りです。

• 宛先 : 送信したメールの宛先です。
• 表題 : 送信したメールの件名です。
• 日時 : メールの送信日時です。
• 表 : 承認者の一覧と承認者を選択するためのチェックボックスです。
• 依頼ボタン : このボタンをクリックすると、選択した承認者に承認依頼メールが送られます。
• 削除ボタン : メール承認依頼を行わず、メールを削除します。

なお一定期間、メール承認依頼を行わなかった場合、承認処理が完了していないことを伝えるメールが届きます。

 送信元: メール承認システム <postmaster@localhost.localdomain>
 宛先: 営業部 山田 花子 殿 <sender@in.example.com>
 件名: メール承認者を指定して下さい。

 以下のメールの処理が完了しておりません。

 送信先: outside@out.example.com
 表  題: 御見積もりにつきまして
 日  付: 2018/6/27 15:46:21

 https://example.com/approval/request.dgp?6I3OzMkXulQTAs87sfAlkseryAdfdsfadj31veW30serw==

3.2.2. 承認依頼メールの受信と承認・否認操作

メール送信者が承認依頼の処理を行うと、承認者に次のようなメールが届きます。

 送信元: メール承認システム <postmaster@localhost.localdomain>
 宛先: 営業部 鈴木 一郎 殿 <suzuki@in.example.com>
 件名: 社外宛メールの承認をお願いします。

 以下のメールに対して「営業部 山田 花子」さんから承認依頼が来ています。
 メールの内容を確認し、次のURLに接続して承認または否認を行って下さい。

 https://example.com/approval/approval.dgp?6IwOjhkXuloKhf3g7SAlkseryAdlLok7dG61veW30serd==

 送信先: outside@out.example.jp
 表  題: 御見積もりにつきまして
 日  付: 2018/6/27 15:46:21

 添付ファイル: お見積につきまして.eml

メールの添付ファイルは、承認が必要なメールがファイルとして添付されています。 メールを確認してから、メールに記載されたURLにアクセスすることで、承認・否認処理を行うことができます。

次の画面が承認者が、メールの承認・否認を行うWEBインターフェースです。

承認画面

この画面では、次のことが行なえます。

• メール情報の確認
• メールの承認
• メールの否認
• メール承認・否認時に送信者宛に送るコメントの記述

表示されている内容の意味は次の通りです。

• 送信元 : メールの送信者です。
• 送信先 : メールの宛先です。
• 表題 : メールの件名です。クリックするとメールの詳細が表示されます。
• 日時 : メールの送信日時です。
• 承認者 : 承認を依頼された承認者の一覧です。承認者のメールアドレスのリンクになっています。
• 送信時刻を再設定 : チェックするとメールの送信時刻を承認時の時刻に変更します。メールの送信から承認までの間に時間がかかった場合に利用します。
• 承認ボタン : メールを承認します。承認するとメールは、本来の宛先に送信されます。
• 否認ボタン : メールを否認します。否認するとメールは、削除されます。
• コメント : 承認・否認に対するコメントを入力します。
• 本文引用ボタン : コメント入力欄にメールの本文を引用文として表示します。
• クリアボタン : コメント入力欄の内容を削除します。