文書管理をもっと効率化！業務フローを自動化する〜Nextcloud Flow〜

経営企画室　OSS企画チーム 朱 龍一

今回は、OSSのオンラインストレージ「Nextcloud」で利用できるワークフロー機能「Nextcloud Flow」をご紹介します。Nextcloud Flowは、Nextcloud上で発生する操作や状態の変化をきっかけに、あらかじめ定めた処理を自動で実行できる機能です。ファイル共有だけでなく、共有後の分類、変換、承認、アクセス制御、外部連携など、さまざまな業務を自動化できるため、業務効率化や運用ルールの標準化に役立ちます。

文書管理のDX化の必要性と課題

デジタル化が進む現代において、企業や自治体の業務効率を大きく左右するのが「文書管理」です。しかし、依然として多くの現場では、以下のような課題が残っています。

• 紙やローカル保存に依存し、情報共有に時間がかかる
• ファイルの最新版が分からず、確認作業が発生する
• 承認フローが属人化し、業務が滞る
• 監査やセキュリティ対応に手間がかかる

これらの問題は、単なる「不便さ」にとどまらず、業務の遅延やミスの原因となり、結果的に組織全体の生産性を低下させます。こうした背景から、文書管理のDX（デジタルトランスフォーメーション）が強く求められています。

DX化のポイントは、単にデータをデジタル化することではなく、「業務プロセスそのものを効率化・自動化すること」にあります。

Nextcloud Flowとは

Nextcloud Flowは、Nextcloudのワークフローエンジンです。業務プロセスの効率化と自動化を推進することができます。Nextcloud上で発生するイベントをきっかけに、条件を満たした場合に処理を実行できる機能です。

Nextcloud Flowは、主に以下の3つの要素で構成されます。

• トリガ（イベント）
• 条件
• アクション（処理）

これらを組み合わせることで、運用ルールに応じた自動処理を柔軟に実装できます。また、追加アプリが提供する機能を組み合わせることで、タグ付け、アクセス制御、OCR、承認、ファイル変換、外部スクリプト連携など、幅広い自動化を実現できます。

Nextcloud Flowの活用例

Nextcloud Flowの各種機能を活用することで、ファイル共有後に発生する確認、承認、変換、アクセス制御などの作業を、一定のルールに沿って効率化できます。また、複数の機能を組み合わせることで、単一の処理だけでなく、前の処理結果を次の処理につなげるような業務フローを構成することもできます。例えば、以下のような業務への活用が可能です。

見積書の承認状態を分かりやすくする

見積書に「承認待ち」「承認済み」「却下」などの状態を設定できます。ステータスやタグから現在の承認状態を確認できるため、どの見積書が正式に承認されたものなのかを判断しやすくなります。

複数段階の承認依頼を自動化する

ファイルが保存された際に承認フローを開始し、前段階の承認が完了すると次の承認フローへ自動で進めることができます。例えば、リーダーによる承認後、自動でマネージャーの承認へ進めるといった運用が可能です。

スキャン資料や画像資料を検索しやすくする

スキャンしたPDFや画像に含まれる文字情報を抽出できます。OCR結果をPDFに埋め込んだり、テキストファイルとして出力したりすることで、資料内に記載された顧客名、案件名、申請番号などを検索に利用しやすくできます。

会議録画ファイルを自動で軽量化する

会議録画ファイルの解像度やビットレートを自動で下げることができます。録画ファイルを軽量化することで、保管容量の圧迫を抑え、手作業で動画を変換する負担を軽減できます。

会議録画の発言内容を確認しやすくする

会議録画から音声ファイルを作成し、文字起こしツールへ自動で連携できます。文字起こし結果を利用することで、長時間の録画を最初から再生しなくても、発言内容を確認したり、必要な内容を検索したりしやすくなります。

共有用のPDFファイルを自動で作成する

Office文書などから共有用のPDFファイルを自動で作成できます。編集用の原本ファイルとは別にPDFを共有することで、原本ファイルを直接渡す機会を減らし、意図しない改変や二次利用を抑制できます。

社外ネットワークからの機密ファイルへのアクセスを制限する

アクセス元IPアドレスなどを条件として、特定のファイルへのアクセスを制限できます。例えば、社外秘ファイルを社内ネットワークからのみ利用できるようにすることで、社外からの意図しない閲覧を防ぎやすくなります。

デージーネットでは

デージーネットでは、OSSのオンラインストレージとしてNextcloudをご提案しています。Nextcloud Flowを活用することで、単なるファイル共有にとどまらず、共有後の分類、制御、承認、変換、連携まで含めた業務フローの自動化が可能です。Nextcloudの導入や活用方法、Nextcloud Flowを用いた業務改善のご相談、実際の構築費用を知りたいなどございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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申請からOCRまで！Nextcloud Flowでできる業務自動化の活用例を解説

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