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申請からOCRまで！Nextcloud Flowでできる業務自動化の活用例を解説
申請からOCRまで！Nextcloud Flowでできる業務自動化の活用例を解説
企業の管理部門や情シス担当者にとって、申請書の確認、ファイルの分類、共有権限の設定、スキャン文書の情報入力といった定型作業は負担になりやすい業務です。Nextcloudを利用している場合は、Flowアプリに搭載された機能や関連アプリを組み合わせることで、ファイル管理、OCR、承認、アクセス制御、形式変換、外部スクリプト実行などを自動化できます。本記事では、次のNextcloud Flow機能を中心に、実際の業務で使える自動化例を解説します。
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目次
Nextcloud Flowとは？
Nextcloudとは、ファイル共有を中心とした情報共有基盤として利用できるオープンソースソフトウェアです。ファイル共有だけでなく、利用目的に応じて関連する機能を組み合わせ、運用に合わせた使い方ができます。
Nextcloud Flowは、Nextcloud上で発生した操作や状態の変化を起点に、あらかじめ定めた条件判定や処理を自動実行するワークフロー機能です。
リモートワークや遠隔地での共同作業が増える中、ファイル共有後の対応や後続作業までを含めて仕組み化することで、作業の抜け漏れ防止や対応の迅速化につながります。
「Nextcloud Flow調査報告書」をダウンロード
Nextcloud Flowの仕組み
Nextcloud Flowの基本的な考え方は、「ファイルが追加されたら」「特定のタグが付いたら」「承認されたら」といったトリガーを設定し、その後に必要なアクションを実行することです。
例えば、次のような流れを設定できます。
- 指定フォルダへ請求書PDFをアップロードする
- ファイルに「請求書」「確認待ち」タグを付ける
- 経理担当者へ通知する
- OCRで請求書番号や金額を読み取る
- 承認後に保管フォルダへ移動する
- 社外共有用のPDFを作成する
単純なファイル整理であればノーコードで設定でき、OCRや業務システム連携のような複雑な処理は、外部スクリプトやAPIと組み合わせて拡張できます。
Flowで自動化する3つの要素
Flowの自動化は、主に次の3要素で構成されます。
- トリガー
ファイルのアップロード、タグ付与、承認完了など、Flowを開始するきっかけとなるイベント。
- 条件
フォルダ、拡張子、ファイル名、タグ、ユーザ、グループなど、Flowを実行するかどうかを判定する条件。
- アクション（処理）
タグ付与、変換、通知、アクセス制御、スクリプト実行など、条件を満たした場合に実行する処理。
たとえば「経費精算フォルダにPDFが追加されたら、確認待ちタグを付け、経理グループへ通知する」というルールでは、フォルダと拡張子が条件、タグ付与と通知がアクションに該当します。
Nextcloud Flowで使える機能と用途
Nextcloud Flowには以下のような機能が用意されており、各機能を組み合わせることで様々な業務フローの自動化を実現することができます。
ワークフロー自動化
- Files automated tagging：ファイルへの自動タグ付け
- Approval：申請や文書の承認の自動化
- Workflow external scripts：外部スクリプトの自動実行
「ファイルのワークフロー自動化」について詳しく知る
ファイルの自動変換・OCR機能
- Automated media conversion：画像や動画のファイル形式を自動変換
- Automated PDF conversion：ファイルをPDFへ自動変換
- Workflow OCR：スキャン文書を文字認識
「ファイルの自動変換・OCR機能」について詳しく知る
ファイルのアクセス制御
- File access control：ファイルへのアクセス制御
「ファイルのアクセス制御」について詳しく知る
Nextcloud Flowを利用するにあたって
各機能の利用には前提ソフトウェアや追加パッケージの導入が必要になる場合があり、OCRやメディア変換、PDF変換ではサーバ側の実行環境整備が重要です。また、認識精度や変換可否、承認運用の制約など、機能ごとの特性や限界もあるため、本番利用前には実運用を想定した十分な検証が必要です。なお、Nextcloud Flowの詳しいインストール方法などは、「Nextcloud Flow調査報告書」に掲載しています。
「Nextcloud Flow調査報告書」をダウンロード
デージーネットの取り組み
デージーネットでは、Nextcloud Flowのインストール方法や使用方法、詳しい機能などを調査しました。調査した結果は、調査報告書に掲載しています。調査報告書は無料でダウンロードすることが可能です。
デージーネットでは、Nextcloudを利用したシステムの構築サービスを行っております。デージーネットでシステムを構築したお客様には、導入後支援サービスとして、Open Smart Assistanceを提供しています。Open Smart Assistanceでは、ソフトウェア単体のサポートではなく、Linuxなどを含むシステム全体に対するサポートをしています。ソフトウェアにバグがあった場合には、回避方法の調査、コミュニティへの連絡による改善促進といったサポートを受けることができます。
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情報の一覧
本書は、ファイル共有ソフトウェアNextcloudで利用できるワークフロー機能であるNextcloud Flowについて調査した報告書です。ファイルのアップロード、更新、タグ付けなど、Nextcloud上で発生する操作や状態の変化をきっかけに、あらかじめ設定した処理を自動実行できる機能です。
本書では、基本機能の詳細やグループウェアとしても使えるアプリ機能、インストールの手順やインストール後の使い方、ownCloudとの比較などを解説しています。無料でダウンロードすることが可能です。
本書は、プラグインアプリに関する調査報告書です。カレンダーやタスク管理等の様々な機能を追加することができる、プラグインアプリの使用方法について説明しています。無料でダウンロードできます。
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