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ウェビナーシステムはOSSがおすすめ?クラウドと比較した導入メリット

目次

ウェビナーとは

ウェビナー(webinar)とは、インターネット上で行うオンライン形式のセミナーのことで、ウェブ(web)とセミナー(seminar)を合わせた造語です。新型コロナウィルスの感染拡大に伴い、実際に人を集めたセミナーを運営、実施することが難しくなりました。そのため、顧客向けの情報発信のセミナー、新規顧客の獲得のためのマーケティング・セミナー、採用のためのセミナー、社内研修など、幅広い様々な業種や用途で、広くウェビナーが行われるようになりました。

セミナーイメージ

以下では、ウェビナーのメリット、デメリット、ウェビナーシステムの検討のポイントなどを解説した上で、クラウド型のウェビナーシステムと比較したOSSのウェビナーシステムのメリットや違いを紹介します。また、おすすめのOSSのウェビナーツールについても紹介します。

ウェビナーのメリット

ウェビナーが広がったのは、オンラインでセミナーを行うことによって、様々なメリットがあったためです。ここでは、ウェビナーのメリットについて紹介します。

気軽に参加できる

従来参加するオフラインのセミナーでは、直接セミナー会場まで移動して参加する必要がありました。そのため、実際のセミナーの時間とは別に移動のための時間も必要でした。ウェビナーには、PCやスマホがあれば、どこからでも参加でき、セミナーに参加するための移動時間の必要がありません。ウェブブラウザやスマホのアプリから参加でき、操作も簡単なため、初心者でも参加できます。そのため、気軽にセミナーに参加できるようになりました。

遠方の人でも参加が可能

ウェビナーには、セミナー会場まで移動しなくても参加することができます。そのため、交通費も移動時間も不要になり、遠方の人でもセミナーに参加することが容易になりました。そのため、採用活動で地方の学生に向けた説明会を実施したり、遠方の顧客への営業的なアプローチとして活用されたりしています。

コスト削減

従来のオフラインのセミナーでは、セミナーを実施する会場を手配する必要がありました。特に、同時に多くの人に参加してもらおうとする場合には、大きな会場が必要だったり、便利な場所で開催する必要があったりするため、会場にかけるコストが大きく、主催者には大きな負担がかかっていました。また、プロジェクターや椅子などの備品や体制づくり、出席者に提供する飲物などにも費用や手間がかかっていました。しかし、ウェビナーでは、このようなコストの大部分が不要になります。また、ウェビナーシステムを利用するための費用は軽微です。そのため、コストを抑え、より効率的にセミナーを開催することができるようになりました。

たくさんの人が集まりやすい

ウェビナーなら、多くの人を集めるために大規模な会場を手配する必要がありません。ウェビナーシステムのURLを知っていれば、どこからでも手軽に申し込みができ、参加することができるので、集客も行いやすいため、従来型のセミナーよりも多くの人を集めることが期待できます。

タイムリーに開催できる

会場の手配が不要なため、開催のための準備期間が大きく短縮されました。例えば、デージーネットでは、2020年12月にCentOSのサポート終了のニュースが流れたあと、すぐに顧客向けのセミナーの開催を行うことができました。このように短期間の準備でセミナーができることは、ウェビナーの大きなメリットです。

不参加者も録画が見える

ウェビナーでは、システムの機能を使って動画を保管することもできます。そのため、セミナー当日に何らかの都合で参加できなかった人も、録画をみることでセミナーの内容を知ることができます。

録画を使ってセミナーの振り返りができる

ウェビナーの録画は、セミナーの講師の指導や育成にも利用されています。実際に、どのように話していたのか、説明が分かりやすかったかなど、ビデオを見て振り返りを行うことで、次のセミナーの開催に向けての改善活動も詳細に行うことができます。

ウェビナーのデメリット

ウェビナーにはメリットも多いですが、デメリットもあります。ここでは、ウェビナーを開催する時の注意点と、考慮すべきデメリットについてそれぞれ解説します。

参加者の意見を反映しにくい

セミナーの講師にとって、ウェビナーは決してやりやすい方法でありません。それは、参加者がどのような表情でセミナーを聞いているのかが分からないためです。従来型のセミナーであれば、参加者の人の年齢層、男女比、表情など興味の有無を見ながら、内容を微調整したり、説明を丁寧にしたりというアドリブを効かせることもできました。しかし、ウェビナーでは、どのような参加者がいて、どのような反応をしているのかがわかりにくいため、講師が淡々と話を進行していくことが多いようです。

双方向コミュニケーションが取りにくい

従来のセミナーでは、セミナーの講師に対して参加者が質問をしたり、参加者に対してセミナー講師が話しかけたりといった、双方向のコミュニケーションを取ることができました。しかし、ウェビナーは一方通行になりやすく、講師と参加者のコミュニケーションを取ることが簡単ではありません。

参加者の理解度が深まらない

従来のセミナーでは、参加者の理解度を深めるために、近くの人とグループになってディスカッションしたり、資料を配って記入してもらったりというやり方が行われていました。このような参加者の理解を促進するための施策は、ウェビナーではなかなか実施することができません。参加者の理解度が促進されないと、退屈なセミナーとなってしまいます。ウェビナーは、参加しやすい分だけ、途中退場もしやすく、退屈なセミナーは最後まで聞いてもらえない可能性もあります。

ウェビナーシステムに求められる機能

ウェビナーシステムとは、ウェビナーを実施するために利用するシステムのことです。ネットワークを通じてセミナーを実施するためには、要望に応じ、様々な機能が必要です。ここでは、ウェビナーシステムに求められる機能について解説します。

基本機能

ここでは、ウェビナーシステムが提供する機能のうち、基本的な機能を紹介します。

講師画像と音声の配信

ウェビナーでは、セミナーを行っている講師の画像と音声を配信するのが一般的です。PCに接続されたカメラやマイクから画像と音声を取り込み、受講者にライブ配信します。

プレゼンテーション資料の共有

講師の画像と音声だけでも、ウェビナーは成立します。しかし、より分かりやすくプレゼンテーションを行うためには、プレゼンテーション資料を利用者に見せながら話すことが一般的です。

プレゼンテーション資料の共有

ウェビナーシステムによっては、画面共有機能を利用してプレゼンテーションを共有するものもあります。この場合、利用している回線が混雑したりしていると、プレゼンテーションに必要な十分な解像度を出すことができず、画像がぼやけたりすることがあります。高機能なウェビナーシステムでは、画面共有とは別の方式で画像を配信することができ、常にきれいなプレゼンテーション画面を表示できるように工夫されています。

聴講参加と役割設定

聴講参加とは、講師以外の参加者が、顔の画像や音声などを利用しない形で参加する方法です。

Web会議では、参加者全員の顔を表示することが一般的です。それに対して、ウェビナーでは、かならずしも参加者の顔を表示する必要はありません。むしろ、営業セミナーや採用セミナーでは、参加者のプライバシーを守るため、参加者の顔や名前を表示しないことも多くなっています。また、多くの参加者の顔を一度に表示すると、画像の配信のために多くのネットワーク帯域が必要となり、安定的に音声や画像を配信することができなくなります。こうしたことから、特に大きなウェビナーでは、聴講のみでの参加が一般的です。

聴講参加と役割設定

一方で、研修などの目的でウェビナーを行う場合には、参加者同士の顔が見えることが重要な場合もあります。

そのため、ウェビナーシステムには、管理者、プレゼンター、一般参加者というように参加者の役割を分けて管理する機能や、管理者が参加者の利用可能な機能をコントロールする機能、参加者を聴講のみのモードに設定する機能などがあると便利です。

参加承認

参加承認機能は、招待した人だけをウェビナーに参加させるための機能です。参加者が、ウェビナーに入ろうとしたときに、管理者にそれを通知し、管理者が許可した場合のみ参加ができるようにします。また、誤った人を参加させてしまった場合に、その人物を追い出すことができる機能を持っているウェビナーシステムも少なくありません。

参加者の把握

ウェビナーの管理者にとっては、誰がウェビナーに参加しているのかを確認することは重要です。参加承認の際に、記録しておくこともできますが、一覧で表示する機能がないと非常に不便です。

画面共有

ウェビナー中で、講師PCの画面を共有する機能です。この機能があると、デモを見せたり、ソフトウェアの使い方を教えたりするなど、分かりやすく解説を行うことができます。ただし、画面共有は、カメラで講師の顔の画像を共有する機能よりも多くのネットワーク帯域を必要とします。そのため、ウェビナーのシステムによっては、講師の顔の画像と画面共有の両方を一度に表示することができないものもあります。

ホワイトボード

ホワイトボード機能は、画面上で文字を書いたり、図を書いて説明する機能です。プレゼンテーションの上に重ねることができるシステムが多く、重要な部分を強調したり、補足情報を書き込んだりするのに使われます。また、即興で絵を書いて説明したりすることで、参加者に分かりやすく解説を行うことができます。

ホワイトボード機能

録画

ウェビナーの様子を録画する機能があると、ウェビアーに参加できなかった人に、後から録画を見せたりすることができます。また、録画を見直すことで、講師のプレゼンテーションが適切に行えていたかを分析する用途で使われることも少なくありません。

参加型のウェビナーにするために必要な機能

前述しましたように、ウェビナーには参加者とのコミュニケーションが難しかったり、理解度が深まらなかったりするデメリットがあります。ここでは、これらのデメリットを補い効果的なセミナーを実施するために必要な機能について解説します。

チャット

チャット機能があると、ウェビナーの講師と参加者の間で、文字ベースで情報交換することができます。講師が視聴者の疑問を解消するために、質疑応答で利用されることが多いようです。双方向のコミュニケーションを実現するためには、欠かせない機能です。

また、参加者同士でチャットが行えるウェビナーシステムもあります。参加者同士がチャットでディスカッションを行うことで、セミナー内容についての理解を促進させることができます。

アンケート

アンケートは、講師が用意した質問に対して、参加者が回答したり、回答結果を図や表で共有する機能です。例えば、参加者の年齢、性別、職業などを聞くアンケートを作成すれば、講師がどのような人が参加しているのかを把握するのに役立てることができます。

このように、アンケートを上手く使えば、どのような人が参加しているのかが見えにくいというウェビナーの欠点を補うことができます。また、セミナーの終了後の商談やフォローのため、参加者のリード情報を収集したり、セミナーに関する感想を集めて効果測定をしたり、課題や成功の要因をチェックするのにも役立ちます。

サブルーム(小会議室)

サブルームは、セミナー参加者を小規模なグループに分けて、小会議室に集めて、オンラインで自由にミーティングができるようにする機能です。参加者をグループに分けてディスカッションをしてもらうことで、セミナー内容の理解を促進することができます。

セミナー管理者側で、サブルームの利用時間に制限をかけられるのが一般的です。この機能があることで、制限時間が経過した後は、もとのセミナールームに戻って解説を続けることができます。

多数の参加者がある場合に必要な機能

一般的なウェビナーシステムでは、視聴者が画像などを出さないようにしても、同時に参加できる人数は最大50人〜100人程度です。1つのコンピュータで管理することができるシステムリソースやネットワーク帯域などの性能には限りがあるためです。そのため、多くの参加者を一度に集めてウェビナーを実施するためには、特別な機能が必要になります。ここでは、その機能について説明をします。

ライブストリーミング

ライブストリーミングは、ストリーミング配信の技術の一種です。ストリーミング配信では、映像や音声をファイルとしてダウンロードするのではなく、必要なデータをダウンロードしながら再生を行います。ライブストリーミングは、さらに映像や音声をリアルタイムにエンコードして、利用者に配信する仕組みです。

一般的なウェビナーシステムでは、配信中のデータをリモートの視聴者に届ける際には、データを保管せずにUDPなどのリアルタイムプロトコルを使ってリアルタイムに配信します。映像や音声の遅延時間は少ないですが、ネットワークの状態が悪かったりすると、すべてのデータを受け取ることができず、画像が固まったり、音声が飛んだりすることがあります。

一方、ライブストリーミングでは、RTMPなどのTCPプロトコルを使用します。また、配信サーバ側で配信用にエンコードしたデータを蓄積し、クライアントの要求に合わせて個別に必要な情報を配信します。そのため、画質が高いほど、エンコードやセッションの確立のための視聴の開始までの時間がかかり、映像や音声は遅延して配信されます。しかし、ネットワークの帯域が十分にあれば、映像や音声が欠落することはなく、画質も音質も高品質で、安定したクリアな配信が可能です。

ライブストリーミングは、100人を超えるような大規模なセミナーを開催するために使われます。ただし、一般的なウェビナーシステムとは別の仕組みが必要なため、開催するセミナーの規模に合わせて、システムを選択する必要がありますので、利用するシステムの選び方には注意が必要です。クラウドサービスではYoutubeなどが使われることも多いようです。

なぜ、クラウドサービスではなく、OSSで導入するのか?

ウェビナーシステムとしては、ZoomやCisco WebEXなどの有名なサービスをはじめとして、さまざまな種類のクラウド型サービスがあります。しかし、これらのサービスと比較しても、OSSで独自のウェビナーシステムを持つことにはメリットがあります。

オンプレミスで構築可能で企業内での配信に適している

OSSのウェビナーシステムは、オンプレミスの環境に導入することができます。また、クラウド上に自社専用のウェビナーシステムを作ることもできます。

特に、企業内でオンラインセミナーを行う場合に外部のクラウドサービスを利用すると、参加者への通信がすべてインターネット回線に集中してしまい遅延を引き起こす可能性が高くなります。特に大きな組織の内部では、オンプレミスでシステムを構築することで、通信帯域の節約をすることにつながります。

セキュリティの心配がない

自前のウェビナーシステムを持つもう1つの最も大きな理由として、セキュリティ的に安心という点が挙げられます。特に企業内の研修などで利用する場合には、外部に知られてはいけない情報もあります。そのような場合に、クラウド型のサービスを使うのは、セキュリティが心配です。

例えば、Zoomでは2010年に暗号化が十分でなかったり、IDやパスワードが流出するなどの脆弱性が指摘されて問題となりました。また、LINEのデータが国外に保存されていたことが問題となり、政府がLINEの利用を規制するといったことに発展したように、海外のサーバに置かれた情報は、日本の法律の適用範囲外となり、適切に使われているかが分かりません。そのため、録画した情報が流出したり、セミナーの情報が盗聴されているリスクがあります。

さらに、クラウド事業者が利用者の情報をトラッキングできるという問題もあります。クラウド事業者は、どの会社の人が、どのセミナーに参加したかという情報を簡単に追跡することができてしまいます。実際に、ZoomがFacebookに利用者のトラッキング情報を流していたことが分かって問題となりました。

OSSを利用してプライベートなウェビナーシステムを構築すれば、こうした問題から開放され、安全にオンラインセミナーを行うことができます。

ホスト数で課金されない

多くのクラウド型のウェビナーシステムは有料で、ホスト(管理者)の人数による月額制の従量課金という料金プランが一般的です。利用プランにもよりますが、ウェビナー実施の頻度が低く、1人の管理者がすべてのウェビナーを管理できるくらいの利用状況であれば、価格もそれほど高いわけではありません。しかし、教育機関や研修サービスなどで、毎日のように多くのウェビナーを開催する場合には、コストが問題になります。

OSSのウェビナーシステムは、ソフトウェア自体も無料でライセンス・フリーのため、こうした課金がありません。そのため、頻繁にウェビナーを開催するのであれば、OSSを使ってウェビナーシステムを導入すると、コスト面で大きなメリットがあります。

時間制限がない

また、クラウド型のウェビナーシステムでは、利用時間によっても課金される場合があります。OSSのウェビナーシステムは、こうした課金がありません。そのため、イベントなどで長時間のウェビナー配信を行う場合には、コスト面でメリットがあります。

ウェビナーで使えるおすすめのツール

OSSを利用すれば、最適なウェビナーシステムを構築することができます。また、複数のOSSを組み合わせることで、独自のウェビナー環境を構築することができます。ここでは、ウェビナーツールを選ぶときの参考のために、おすすめのOSSとその特徴を解説します。

BigBlueButton〜OSSの高機能なウェビナーシステム

BigBlueButtonは、OSSの代表的なウェビナーシステムで、非常に高機能なのが特徴です。BigBlueButtonを縮めて、BBBとも呼ばれています。

BigBlueButtonイメージ

BigBlueButtonの特徴は、機能の豊富さです。ウェビナーに必要な機能のうち、基本機能だけではなく参加型のウェビナーにするために必要な機能も充実しています。また、以前から大学で使われるなど、実績のあるソフトウェアです。

Google Chrome、Firefox、Microsoft Edgeなどのブラウザに対応し、AndroidやiPhone/iPadなどのデバイスからも閲覧することができます。そのため、デージーネットでもウェビナーを行う場合には、BigBlueButtonを使っています。

BigBlueButtonでは、モデレータ(主催者)、プレゼンター、ユーザの3つの役割に分けて参加者を管理することができます。また、参加者の受付のために必要な参加承認機能や、録画機能も搭載していいます。

BigBlueButton録画機能

録画したセミナーは一覧表示され、そのまま公開することもできます。

AVideo〜録画したセミナー動画の配信、ライブストリーミング

AVideoは、OSSの動画配信サーバです。BigBlueButtonで配信した録画を整理して管理することができます。そのため、録画したセミナーの動画を蓄積し、オンデマンドで配信することができます。さらに、ログインしたユーザに対してアクセスが許可されている動画のみを表示することができますので、ユーザーの受けるべきセミナーだけを表示することもできます。

AVideoイメージ

AVideoは、ライブストリーミングに対応しているため、大規模なセミナーを実施するためにも利用することができます。後述するOBS Studioと組み合わせれば、特別な機材がなくてもライブ配信を行うことができます。また、RTMPに対応したスマートフォンアプリなどを利用したライブ配信も可能です。

AVideoは、レスポンシブデザインで作成されており、ウェブブラウザの画面サイズに合わせて柔軟に表示を行うことができます。そのため、スマートフォンやタブレットなどでも、セミナーの動画を見ることができます。

さらに、動画をカテゴリに分けて保存したり、利用者ごとに閲覧可能な動画を制限することもできます。また、管理者はユーザの視聴状況の確認を行うことができます。こうした機能は、e-learningの基盤としても利用することができます。

OBS Studio〜ライブ配信映像の制作

OBSStudioイメージ

OBS Studioは、ライブ配信の映像を制作し、配信を行なうソフトウェアです。オープンソースソフトウェアとして公開されていて、Windows、MacOS、Linuxなどに対応していて、簡単にインストールすることができます。

ライブ配信でセミナーを行う場合には、スライドの画像、講演者の映像を画面上にレイアウトするのが一般的です。画面上に企業ロゴを配置したい場合もあるかもしれません。OBS Studioでは、このようなライブ配信の画面の配置を、複数の情報ソースからまとめ、カスタマイズすることができます。

OBS Studioは、WEBカメラ、PCのデスクトップやアプリケーションの画面、保存されている動画ファイルなど、様々な情報ソースに対応しています。

Canvas LMS〜セミナーの管理

Canvas LMSは、OSSの学習管理ツールです。企業の研修や学校などの教育機関で、セミナーの日程管理、教材配信、成績の管理などを行うために利用できます。Canvas LMS内ではオンライン試験も実施することができます。事前に正解を登録しておけば、受講者がテストを提出すると、自動的に採点が行われます。テストの点数や正答率の統計を表示することも可能です。

さらに、対象の受講者にテキストを配布したり、受講者からレポートを集めたりすることもできます。

CanvasLMSイメージ

Canvas LMSは、BigBlueButtonと連携してCanvas LMS内でオンラインセミナーを開催することができます。また、受講者が自分が参加するセミナーのスケジュールをカレンダーで参照したりすることができます。

Nextcloud〜ウェビナーとの連携で便利なツール

Nextcloudは、オンラインストレージの機能を提供するOSSです。オンラインセミナーでの資料配布や、詳細なアンケートなどを実施したい場合には、Nextcloudのファイル共有機能やフォーム機能を使うと便利です。

Nextcloudイメージ

ウェビナーシステムをOSSで導入するのはなぜ?クラウドと比較したメリットとおすすめソフトウェアの先頭へ