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申請からOCRまで！Nextcloud Flowでできる業務自動化の活用例を解説
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Nextcloud Flowで実現「ファイルのワークフロー自動化」
Nextcloud Flowで実現「ファイルのワークフロー自動化」
Nextcloudで行う申請・承認フローでは、申請書のアップロードや更新をトリガーにします。条件として対象フォルダや申請種別を指定し、実行アクションとして担当者への通知や、申請中タグの付与を設定します。この記事では、ワークフローの自動化を実現するために使えるNextcloud Flowのアプリを紹介します。
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目次
Files automated tagging：ファイルへ自動でタグを付ける
Files automated taggingは、条件に一致したファイルへ、自動でタグを付与する機能です。ファイルのアップロードや更新などをきっかけに、ファイルの分類、状態管理、後続処理の実行条件として利用するタグを自動で付与できます。
活用例
- 請求書フォルダのPDFに「経理」「確認待ち」タグを付ける
- 契約書フォルダのファイルに「機密」「契約書」タグを付ける
- 画像アップロード時に「要変換」タグを付ける
- OCR処理が終わった文書に「OCR済み」タグを付ける
- 承認完了後に「承認済み」タグを付ける
タグは、後続のワークフローを起動する条件としても利用できます。たとえば、「承認済み」タグが付いたファイルを保管フォルダへ移動したり、「OCR済み」タグが付いたファイルを担当者へ通知したりできます。
注意点
後続処理の条件として利用するタグは、一般ユーザが変更できる公開タグではなく、制限タグまたは不可視タグとして管理する必要があります。また、後述するApprovalやWorkflow external scriptsと連携する場合は、タグ付けの条件やフロー登録順を設計する必要があります。
Approval：申請や文書の承認の自動化
Approvalは、ファイルやフォルダに対する承認依頼、承認処理、承認結果の管理を行う機能です。承認対象となるタグや承認者を設定することで、条件に一致したファイルやフォルダを自動で承認フローに回し、承認結果に応じて状態を管理できます。
承認フローの例
- 申請者がファイルを指定フォルダへアップロードする
- Flowで「確認待ち」タグを付ける
- Approvalで担当者へ承認依頼を送る
- 承認者が内容を確認する
- 承認済み、却下、差し戻しのいずれかを選択する
- 結果に応じてタグ、保存先、通知先を変更する
承認済みのファイルは保管フォルダへ移動し、差し戻しの場合は申請者へ修正依頼を通知する、といった後続処理も設計できます。
承認自動化で人の判断を残す範囲
承認業務では、定型部分と判断が必要な部分を分けることが重要です。自動化しやすい作業は、次のとおりです。
- 受付通知
- 承認依頼の送信
- 申請台帳への登録
- 承認結果に応じたタグ付与
- 承認済みファイルの整理
- 期限超過時のリマインダー
一方で、契約条件の妥当性、例外的な金額、取引先との交渉内容などは、人が判断する工程として残すのが適切です。
承認が必要な場合は、承認者、代理承認者、承認期限、差し戻し時の連絡先を明確にします。承認処理を自動化しても、誰が最終判断をするかという責任分界は自動化されません。
Workflow external scripts：外部スクリプトの自動実行
Workflow external scriptsは、Nextcloud上のファイル操作やタグ付けなどをきっかけに、サーバ上の外部スクリプトを自動実行する機能です。Nextcloudの標準機能だけでは対応しにくい独自処理や、外部システムとの連携処理をFlowの一部として実行できます。
外部スクリプトの活用例
- OCR結果から請求書情報を抽出する
- ファイルのアップロード後に規則に沿ってファイル名を自動変更する
- 承認待ちタグや承認済みタグが付与されたタイミングで、承認者や申請者へメールを自動送信する
- PDFへ電子署名を付与する
- ファイルのウイルスチェックを実行する
- 画像や動画を独自ルールで変換する
- 承認済み文書から定型帳票を生成する
たとえば、請求書PDFが追加された際に外部スクリプトを実行し、OCR結果から請求書番号、取引先名、金額、支払期日を抽出して台帳へ登録する処理が考えられます。
注意点
外部スクリプトはサーバ上で実行されるため、スクリプトの配置場所、実行権限、ログ出力先を適切に設定する必要があります。また、外部スクリプトの内容によっては、Nextcloud 上のファイルや外部システムに影響するため、事前に十分な動作確認を行う必要があります。
業務フロー自動化の例
ワークフローを自動化することで、以下のような業務の自動化に役立ちます。
申請ファイルの受付から承認依頼までを自動化
稟議書、休暇申請、経費精算、契約確認などでは、ファイルの受付、担当者への通知、承認依頼、台帳登録が発生します。Flowを使えば、申請フォルダへのファイル追加を起点に、受付処理を自動化できます。
承認済み・差し戻しファイルを自動で振り分け
承認状態が分からないまま申請フォルダにファイルが残ると、処理漏れが起こりやすくなります。Approvalの結果に応じて、ファイルへタグを付け、保存先や通知先を変更すると、処理状況を明確にできます。
ファイルを自動分類し、タグで後続処理につなげる
見積書、請求書、契約書、議事録などが同じ場所に保存されると、検索や担当者への振り分けが難しくなります。 Files automated taggingを使い、ファイル名、保存先、拡張子などの条件でタグを付けます。
情報の一覧
本書は、ファイル共有ソフトウェアNextcloudで利用できるワークフロー機能であるNextcloud Flowについて調査した報告書です。ファイルのアップロード、更新、タグ付けなど、Nextcloud上で発生する操作や状態の変化をきっかけに、あらかじめ設定した処理を自動実行できる機能です。
本書では、基本機能の詳細やグループウェアとしても使えるアプリ機能、インストールの手順やインストール後の使い方、ownCloudとの比較などを解説しています。無料でダウンロードすることが可能です。
本書は、プラグインアプリに関する調査報告書です。カレンダーやタスク管理等の様々な機能を追加することができる、プラグインアプリの使用方法について説明しています。無料でダウンロードできます。
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