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OSSのコミュニケーションツールおすすめ8選

おすすめのOSSのコミュニケーションツール

  1. Rocket.Chat
  2. Nextcloud
  1. Jitsi
  2. Kaltura
  1. MEDACA
  2. Fess
  1. CuMAS
  2. phpBB

OSSでコミュニケーション活性化セミナー

日程: 12月11日(水)デージーネット本社
12月13日(金)デージーネット東京営業所
内容: 働き方改革を促進するコミュニケーションツールであるビジネスチャットの「Rocket.Chat」やオンラインストレージ「Nextcloud」について紹介いたします。
ご興味のあるかたはぜひご参加ください。

セミナー申込

コミュニケーションツールの重要性

働き方改革を促進するために、リモートワーク環境の整備や生産性の向上などが求められています。リモートワークは、働く社員にとって便利ではありますが、一方で他の社員とのコミュニケーションが取りにくいという課題があります。また、生産性の向上のためには、特定の社員が仕事を抱え込むのではなく、仕事や情報をを共有しながら、様々な社員が協力して仕事をしていくことが求められ、コミュニケーションが非常に重要になってきています。

ドラッカーは、「プロフェッショナルの条件」の中で「専門家の産出物は、他の専門家の産出物と統合されて初めて成果となる」と言っています。知識労働者が成果をあげるためには、他の専門家とのネットワークが重要だと言うことです。つまり、現在のビジネス環境の中で成果をあげていくために、組織はコミュニケーションというものを真剣に考えることが必要です。

組織には、コミュニケーションを取る機会を用意することや、コミュニケーションを促進するためのツールを整備することが求められているのです。

コミュニケーションとチームワーク

ビジネスにおけるプロジェクトやチームが有効に機能するためには、チームメンバーの主体性とメンバー同士のつながりの強さの両方が重要だと言われています。チームは、共通の目的を達成するために集まった集団です。チームメンバー同士が協力して相乗効果を生み出すことで、チームのパフォーマンスは高まります。そのためには、チームメンバーの主体性もつながりも欠かすことができません。

例えば、主体性もつながりもないチームでは、コミュニケーションは上司から部下への一方通行です。メンバーは、上司の指示がなければ行動しません。課題が発生しても、他のメンバーをあてにして受身の姿勢でいます。そのため、なかなか課題が解決されません。

一方、主体性はあっても、メンバー同士のつながりが弱いチームでは、コミュニケーションが不足するため、お互いの強みや弱みを補完するような協力関係が生まれません。また、個々のメンバーが持っている情報を共有するコミュニケーションがないため、チーム内で複数のメンバーが同じような失敗を繰り替えしたり、成功パターンが共有されないためにチームパフォーマンスは上がりません。

また、チームメンバーが主体性とつながりを最大限に生かしてビジネスを推し進めていくためには、メンバー全員が同じ目標に向かって行動する必要があります。しかし、多くのメンバーは仕事の中で目の前の問題に集中してしまい、目標を見失いがちです。チーム全体が同じ目標に向かって進んでいくためには、メンバー同士が緊密にコミュニケーションを取り、常に目標を確認しあう必要があります。

このように、チームメンバーのつながりを強化するためにも、目標を共有するためにもコミュニケーションや情報共有は欠かすことができない要素なのです。

コミュニケーションツールの導入順

このように現在のビジネスでは、コミュニケーションは非常に重要です。組織は、コミュニケーションを活性化するためにツールを導入する必要がありますが、闇雲に導入しても効果は上がりません。組織の状態に合わせて、計画的にコミュニケーションツールを導入する必要があります。

  1. メンバー間のつながりを強化するツールの導入

    まず最初に行うべきなのは、メンバー間のつながりを強化することです。メンバー間のコミュニケーションが希薄な状態では、情報共有ツールを導入してみても効果が出ないからです。
    メンバーのコミュニケーションを活性化するために注目されているのが、ビジネス・チャットとビデオ会議です。ビジネス・チャットのメリットは、短いメッセージのやり取りで会話を気軽に行うことができるため、メールよりも簡単にコミュニケーションが取れることです。そのため、チーム内のコミュニケーションを活性化するのに役立ちます。コミュニケーションの内容も記録されているため、情報共有の一部の役割も担うことができます。
    ビデオ通話は、いわゆる多人数が集まる会議だけではなく、気軽に顔を見て話すことができるツールとして人気があります。PCの画面共有などもできたり、相手の表情が見えるなど、電話のような音声通話での会話よりも伝わる情報量が多く、会話の量が増加するというメリットがあります。

  2. 情報共有を促進するためのツールの導入

    メンバー間のつながりができてきたら、情報共有を促進するためのツールを導入するのが良いでしょう。オンラインストレージは、必要に応じて個人やチーム内で情報を共有することができるため情報共有を促進するツールとして導入が進んでいます。また、動画の共有も、文字情報だけでなく、可視化した情報を伝えることができるため注目されています。また、コミュニケーションを促進するためには、チームメンバーのスケジュール共有も欠かせません。

  3. 情報活用を便利にするためのツールの導入

    コミュニケーションと情報共有が進んでくると、情報発信が活性化するため、その情報を探したり、整理するためのツールが必要になります。情報検索ツールとしては、全文検索システムが注目されています。また、情報を整理するためのツールとしては、掲示板やジョブ管理などのツールが利用されます。

OSSのコミュニケーションツール導入の注意点

コミュニケーションツールは、いくつかの点に注意しないと、導入自体が逆効果になってしまう場合があります。ここでは、導入にあたって注意すべき点について、解説します。

対象とする人を限定しない

現在のビジネス環境では、様々な利害関係者が1つのチームを組むことが少なくありません。そのため、様々な人とのコミュニケーションを考慮する必要があります。例えば、対象者は自社の正社員だけで良いのかということを考える必要があります。派遣社員、パート社員、アルバイト、あるいは社外の協力会社、取引先などと一緒に業務を進める機会が多い組織では、正社員以外の人や社外の人もコミュニケーションに参加できるようにする必要があります。

コミュニケーションに参加できないメンバーがいると、そのメンバーは会話や情報から阻害されてしまいます。すると、チーム内で孤立することになり、メンバーのつながりを作るという本来の目的に対して、逆効果になるリスクがあります。

ユーザビリティを重視する

コミュニケーションツールは、習得に時間が掛かると利用されません。そのため、ユーザが直観的に使えるものが好ましいでしょう。多くのコミュニケーションツールは、Google、LINE、Dropbox、SNSなど、インターネットやスマホで私たちが使っている仕組みに似せて作られています。このように直観的に使えるものを選ぶのが良いでしょう。

情報の秘匿性を確保する

コミュニケーションツールの導入では、セキュリティへの配慮が必要です。例えば、機密事項を話してはいけないといった制約があると、コミュニケーションの活性化につながらないからです。そのため、情報の秘匿性があり、どのようなことを扱っても良い状態にしておく必要があります。

情報の監査ができるようにする

会話の中で、パワハラやセクハラが発生したり、特定の個人に非難が殺到するいわゆる炎上の状態になる可能性があります。また、ツールが情報漏洩の原因になることこともあります。こうした問題を発見するために、必要な時に監査ができる仕組みは必要です。一方で、管理者が覗いているとなると、会話が萎縮してしまう可能性があります。そのため、監査ができるようにする一方で、監査のガイドラインを作成しておく必要があります。

システムのスケーラビリティを確保しておく

導入にあたっては、スモールスタートで始めることをお勧めします。導入当初は、それほど活発に使われないため、それほど大きなシステムを想定する必要はありません。徐々に利用者が増えて利用が活発になってきたら、システムを拡張していくのが理想的です。そうすることによって、導入効果も測定していくことができます。そのため、導入に当たっては、システムのスケーラビリティを確保しておきましょう。

OSSのコミュニケーションツールのメリット

コミュニケーションツールの導入には、次の3つの方法があります。

  • インターネット上のサービスを利用する
  • 製品を利用する
  • OSSを利用する

インターネット上のサービスや製品では、ユーザ数によって利用料金が決まることが多いため、参加人数を絞りがちです。しかし、前述しましたように、コミュニケーションツールの導入が成功するためには、参加者を限定しないことが重要です。OSSのコミュニケーションツールなら、参加人数によってコストが変わることがありません。また、オンプレミスや専用クラウドでシステムを構築することで、セキュリティの高いシステムにすることができます。

おすすめのOSSのコミュニケーションツール

ここでは、ビジネス利用の多いOSSのコミュニケーションツールと各ソフトの特徴について紹介します。

Rocket.Chat〜オンプレで使えるビジネスチャット〜

Rocket.Chatの画像

Rocket.Chatは、ビジネスチャットのOSSです。Rocket.Chatのサイトには、Slackを置き換える究極のチームチャットソフトウェアソリューション」と書かれています。その言葉のとおり、Rocket.ChatはSlackと使用方法が酷似していますRocket.Chatでは、次の3つの方法で利用することができます。

  • 誰も利用登録ができる公開チャットルーム
  • 管理者が招待したユーザだけが利用登録できるチャットルーム
  • 管理者が登録したユーザだけが利用できるチャットルーム

どの方法でも、ユーザはチャットルーム内に自由にグループを作成し、会話を行うことができます。「いいね!」などのリアクションも返すことができるため、SNSとしても利用できます。Rocket.Chatは、基本的にはWebベースのシステムですが、Windows用のアプリケーションやスマホ向けのアプリも用意されています。また、LDAPやActiveDirectoryを使って認証を行うことができます。また、後述するJitsiと連携して、音声通話、ビデオ通話、ビデオ会議などを行うこともできます。

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Nextcloud〜プライベートなオンラインストレージ〜

Nextcloudの画像

Nextcloudは、DropboxやGoogle DriveのようなオンラインストレージのOSSです。Nextcloudはオンプレミスやクラウドどちらでも構築が可能です。例えば、オンプレミスで構築した場合、組織のポリシーに従って運用することができます。またクラウドで構築した場合には、外出先やリモートワークで使う場合でも利用ができ、社外の人ともファイルを共有することができます。

Nextcloudでは、登録されたユーザ同士でファイルやフォルダを共有することができます。また、ファイル共有用のURLを発行することもできます。ファイルの履歴管理にも対応しています。Windows、Mac、Linux向けのクライアントアプリケーションが用意されていて、PCの特定のフォルダとNextcloudを同期させることができます。そのため、ブラウザを使わずに、通常のファイルと同じようにNextcloud上のファイルを操作することもできます。また、ユーザ同士でカレンダーを共有したり、Googleカレンダーなどの外部のカレンダーと連携することもできます。

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Jitsi〜ビデオ会議〜

Jitsiの画像

JitsiはOSSのビデオ会議システムです。リモートワークなどで、離れた場所にいるメンバーとの会議などに活用できます。自組織専用のシステムを構築できるため、安心して使えるビデオ会議システムを提供することができます。また、参加者は、デスクトップを共有することができます。全員同じ資料を見ながらコミュニケーションを取ることができます。プレゼンテーションやドキュメントのレビューなどに活用することが可能です。1対1でのビデオ通話や音声通話にも対応しています。Jitsiは、単独でも利用することができますが、Rocket.Chatをフロントエンドとして利用することで、1対1でのビデオ通話や音声通話をスムーズに使うことができます。

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Kaltura〜ビデオ投稿・配信〜

Kalturaの画像

Kalturaは、OSSの動画配信プラットフォームです。組織内で作成した動画マニュアルなどを共有するために利用されています。

Kalturaでは、動画コンテンツの管理、編集、配信、レポーティングをweb上で行えうことができます。オンプレミスでの運用をすることで、外部の動画配信サイトを使わずに、自社でコンテンツを管理・配信をすることができます。外部の動画配信サイトでは難しいプレイヤーのカスタマイズや、細かいアクセスの制限も可能です。

Kalturaは、動画を参照できるhtmlタグや、URLを生成することまでを行います。そのため、実際に公開するhtmlを作るなど公開する手段は別に必要です。公開する手段として、多くの外部連携プラグインが用意されています。例えばWordPressからKalturaの存在を意識せず動画をアップロードできたり、教育用CMSであるMoodleに講義の動画をシームレスに登録する事ができます。

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MEDACA〜スケジュール共有〜

MEDACAの画像

MEDACAとは、CalDAV形式でカレンダー機能を提供するOSSのカレンダーサーバです。MEDACAを導入することにより、スマートフォンやThunderbirdなどからスケジュール管理が可能になります。

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Fess〜ファイルや情報の検索〜

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Fessは、OSSの全文検索システムです。Wikiや掲示板など、組織内の様々なWeb上のデータをクロールし、検索することができます。また、ファイルサーバにも対応していて、組織内の文書を効率よく探すことができ、情報共有を促進することができます。Microsoft Office文書、PDF、TEXT、HTMLなどのデータ形式に対応しています。標準で用意されている検索インタフェースは、Googleを使うのと同様の操作感で情報を検索することができます。APIを利用して、独自の検索ページを作ることも可能です。Fessは、LDAPやActiveDiretoryを利用した認証やアクセス制限にも対応しています。

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CuMAS〜メールジョブの管理〜

CuMASの画像

CuMAS(Customer's Mail Aggregation System)とは、お客様からの問い合わせやタスクの依頼メールを管理するためのシステムです。Webインタフェースで、問合せやのメールを一覧表示し、タスクを管理することができます。

CuMAS詳細情報

phpBB〜掲示板〜

phpBBは、PHPで作成されたOSSの電子掲示板ソフトウェアです。カテゴリ → フォーラム → サブフォーラムのように、階層的なフォーラムを作成することができます。様々なプラグインが公開されていて、機能を拡張することができます。

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