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構築事例:Fessによるファイルサーバ検索システム

Open Smart Design

社員の情報共有のために、ファイルサーバに保管されている情報を効率よく検索するシステムを導入したいという要望があり、Fessを提案しました。ビックデータの技術を利用して高速検索ができるようになり、ファイルを探す手間が省けるようになりました。提案書、見積り、顧客の資料など、様々なファイルが検索できるようになったため、営業やサポートの業務を効率化することができました。

お客様が悩まれていた課題
情報が整理できず、ただ蓄積されている
必要な情報がなかなか見つからない
過去の事例や経験が属人化し、担当が変えられない
+導入企業プロフィール

導入企業業種

IT企業

ユーザー規模

50名

利用OS

CentOS7

導入月

2017年7月

デージーネットが提案した「Fessによるファイルサーバ検索システム」

解決ポイント

OSSの全文検索システム「Fess」を導入

社員の業務効率化と情報共有のために、ファイルサーバに保管されている情報を効率よく検索するシステムを導入できないかという相談があり、Fessを提案しました。 ファイルサーバに蓄積されている情報が非常に多く、テラバイトを越えていました。また、Microsoft Office、LibreOffice、PDFなど、様々なファイル形式が混在していました。

Elasticsearchを使ってデータを管理

大量のデータを扱う必要があるため、ビックデータの解析に利用されている全文検索エンジンのElasticsearchを使ってデータを管理することにしました。Elasticsearchを使うことで、大量のデータであっても、ほぼ瞬時に検索ができるようになりました。

Fessがファイルサーバを自動クロール

Elasticsearchへのデータの登録と更新には、Fessを利用することにしました。Fessは、リモートからファイルサーバにsmbプロトコルを使ってアクセスします。定期的にファイルサーバ内をクロールし、Elasticsearchにデータを登録します。Microsoft Office、PDF、LibreOfficeなど、様々なファイル形式に対応していて、自動的にデータをテキスト化してElasticsearchに登録できるようになりました。そのため、新しく作成されたファイルでも、翌日には検索ができるようになりました。

また、ファイルサーバ内にソフトウェアをインストールするのではなく、外部に検索サーバを構築することで、ファイルサーバの性能やディスク容量を圧迫することなく導入することができました。

Fessと認証サーバを連携して検索結果を表示

ファイルサーバに保管しているデータは、部署や役割によってアクセス権が細かく設定されていました。Fessで検索を行った時に、本来は見ることのできないデータを閲覧できてしまう懸念がありました。FessをLDAPと連携させることで、ファイルのアクセス権に合わせて検索結果を表示するようにしました。

導入後の結果

Fessを導入したことで、ファイルを探す時間が大幅に改善されました。以前の提案書や見積書、顧客の資料などをすぐに見つけることができるようになったため、業務の引き継ぎがしやすくなりました。

例えば、営業部門では、提案事例などがすぐに探せるようになったため、提案資料や見積りの作成の手間が大幅に削減されました。技術部門でも、資料を横断的に調べることができるようになったため、サポート業務の効率を改善することができました。

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