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構築事例:Rocket.Chatを利用したビジネスチャットシステム

Open Smart Design

社内の技術者が、気軽に社内の他の技術者や技術サポート部門に相談できるようにするために、ビジネスチャットシステムを導入しました。ビジネスチャットシステムの導入によって、それまでのメールでの相談よりも、気軽に発信ができるようになりました。また、ビジネスチャットシステム導入後は、メールの時よりもいろいろな人から応答がもらえるようになり、業務の効率が改善しました。

お客様が悩まれていた課題
若手技術者が気軽に相談できない
誰に相談してよいか分からない
相談しても、なかなか応答がもらえない
+導入企業プロフィール

導入企業業種

IT企業

ユーザー規模

50名

利用OS

CentOS7

導入月

2017年6月

デージーネットが提案した「Rocket.Chatを利用したビジネスチャットシステム」

解決ポイント

ビジネスチャットとしてRocket.Chatを導入

技術者間のコミュニケーションを活性化して、若手技術者が気軽に周囲に相談できるような仕組みを構築したいという相談がありました。従来は、分からないことがあると周囲の技術者に聞いたり、社内のメーリングリストにメールを送ったりしていました。しかし、丁寧にメールを書いても、メーリングリストから返事をもらえることが少なく、うまく相談できない場面が目立ちました。そのような状況を解決したいという相談でした。

ビジネスチャットRocket.Chatを導入

お客様は、当初は、メールベースの問い合わせ管理のようなシステムの導入を想定していました。しかし、デージーネットからは、チャットの導入を提案しました。ビジネスチャットには、Slackなどの外部サービスもあります。しかし、顧客名や既存システムの情報が流れることを考慮して、オンプレミスでチャットシステムを導入することになりました。 ビジネスチャットのソフトウェアとしては、OSSRocket.Chatを導入しました。


LDAPサーバと連携

Rocket.Chatは、LDAPActiveDirectoryと連携することができます。そのため、既存のユーザ管理の仕組みをそのまま使って、利用者を管理することができます。その結果、非常にスムーズにビジネスチャットを導入できました。

スマートフォン用アプリで外出中でもチャットを利用可能に

Rocket.Chatは、普段はPCのブラウザから利用することができます。チャットルームにメッセージが投稿されると、PCの画面に通知メッセージが表示されます。外出中や離席中には、スマートフォンのアプリを利用することで、チャットルームの投稿を確認したり、返信することもできます。そのため、チャットルーム内の気になっている会話を追跡することが簡単になりました。また、チャットだと短文での返信が可能なので、メールに比べて素早くレスポンスが返るようになりました。

チャットルーム(スマートフォン)

チャットソフトウェアRocket.Chat携帯でのチャット画面

チャットルーム(PC)

チャットソフトウェアRocket.ChatPCでのチャットルーム画面

公開チャットルームを利用

チャットルームには、全社員が参加できる公開チャットルームを設けました。誰に聞けば良いか分からないような質問には、この公開チャットルームを利用するようになりました。時には、URLやファイル名だけの不親切な応答もありますが、それでもメールに比べてチャットの方が応答率が高くなりました。また、技術的な疑問点や、サポートで必要な過去の経緯などに関する質問では、様々な技術者が独自の考えを出し合い、チャットルーム内で議論も起きるようになりました。

プロジェクト用チャットルームを作成

Rocket.Chatでは、誰でも新しいチャットルームを作成し、メンバーを招待することができます。この機能を利用して、プロジェクト内の情報交換も行われるようになりました。困ったことや疑問点をチャットルームに投稿し、解決方法が見つかったらそれを投稿しておくことで、プロジェクトの課題と解決の様子が可視化されました。チャットには画像なども簡単に載せることができるため、画面キャプチャなどの情報も簡単に共有することができ、チャットの導入によって問題解決のスピードも向上しました。

1対1のコミュニケーションでもチャットを活用

本社と営業所の間や、違う階の人との間では、1対1のコミュニケーションにもチャットが利用されるようになりました。打ち合わせの調整なども、チャットを利用して気軽に行われています。

テレビ会議

会話が必要な時には、Rocket.Chat上のビデオマークをクリックするだけで、PC同士で簡単なテレビ会議もできるようになりました。多くの社員がRocket.Chatをブラウザに表示した状態で仕事をしているため、すぐに会話が可能になりました。

導入後の結果

当初は、技術サポート部門が導入したチャットシステムでしたが、次第に社内の様々なコミュニケーションでチャットが利用されるようになりました。そのため、Rocket.Chatを導入してから、社内のコミュニケーションが確実に活発になりました。Rocket.Chatには、検索機能もあるため、過去のチャットルーム内での会話から必要な情報を検索することもできるようになりました。

そして、チャットとメールを使い分けられるようにもなりました。社内の正式なお知らせなどは、メールやWebのポータルで行われています。しかし、非公式な連絡や個人的なコミュニケーションの多くは、チャットルームの上で行われるようになりました。

メールでは放置されていたような質問に対しても、チャット導入後は回答が返ることが多くなり、特に若手社員が活発にチャットを利用しています。営業所と本社の間のコミュニケーションでも、チャットが活発に利用されていて、離れた場所でもチャットを使って活発にコミュニケーションが行われるようになりました。

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