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申請からOCRまで！Nextcloud Flowでできる業務自動化の活用例を解説
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Nextcloud Flowで実現「ファイルの自動変換・OCR機能」
Nextcloud Flowで実現「ファイルの自動変換・OCR機能」
Nextcloudのアプリの機能を利用して対象フォルダやファイル形式を条件に設定することで、アップロード後の形式変換を自動化することができます。さらに、OCR機能を実行することで、文書内の文字情報を扱えるようにすることも可能です。この記事では、ファイルの自動変換・OCRを実現するために使えるNextcloud Flowのアプリを紹介します。
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目次
Automated media conversionは、アップロードされた画像や動画などのメディアファイルを、条件に応じて自動で形式変換する機能です。ファイルのアップロードや更新などをきっかけに、指定した形式、解像度、ビットレートなどへ自動で変換できます。
活用例
- スマートフォンで撮影した画像をJPEGやWebPへ変換する
- 大容量画像を指定サイズまで縮小する
- アップロードされた動画を配信用の形式へ変換する
- サムネイルを自動生成する
- 社外共有用にファイル容量を圧縮する
例えば、「原本」フォルダへ画像がアップロードされたら、自動的に「共有用」フォルダへ軽量化した画像を出力する、といった構成が考えられます。
注意点
画像や動画の変換は、ファイルサイズによってサーバのCPU、メモリ、ストレージを消費します。また、メディア変換にはffmpeg などの外部ソフトウェアや、変換先のファイル形式やコーデックに対応したライブラリが必要なため、サーバ側に導入する必要があります。
Automated PDF conversion：ファイルをPDFに自動変換
Automated PDF conversionは、Nextcloud上のファイル操作をきっかけに、条件に一致するファイルを自動でPDFに変換する機能です。ファイルのアップロードや更新などを起点に、Office文書やテキストファイルなどを閲覧、配布、保管に適したPDF形式へ変換できます。
活用例
- WordやOffice文書をPDFへ変換する
- 申請書を保管用PDFとして保存する
- 承認済みの文書をPDF化する
- 契約書を配布用PDFへ変換する
- PDF変換後に担当者へ通知する
Workflow OCR：スキャン文書を文字認識する
Workflow OCRは、スキャンPDや画像ファイルに対してOCR処理を自動で実行し、ファイル内の文字情報を抽出する機能です。ファイルのアップロードや更新などをきっかけに、条件に一致するファイルへOCR処理を実行できます。
OCRで読み取った文章の出力イメージ
活用例
- 請求書番号や取引先名を読み取る
- 契約書の文言を検索可能にする
- スキャンした申込書を文字データ化する
- OCR結果を台帳へ登録する
- 認識後に担当者へ確認を依頼する
注意点
OCRは便利ですが、すべての文字を正確に認識できるとは限りません。次のような文書では誤認識が起こりやすくなります。
- 手書き文字が含まれる文書
- 傾きや影のあるスキャン画像
- 低解像度の画像
- 複雑な表や帳票
- かすれた印字
複数の言語が混在する文書、金額、日付、請求書番号、契約条件など、重要な項目は必ず担当者が原本と照合する運用にします。OCRは最終判断の代替ではなく、入力補助や検索性向上のために利用するのが安全です。
業務フロー自動化の例
ファイルの自動変換・OCR機能を利用することで、以下のような業務の自動化に役立ちます。
スキャン文書をOCR処理し、検索可能に
紙の請求書や契約書をスキャンして保存する場合、Workflow OCRを使って文字を認識し、検索性を高められます。ただし、重要な数値や契約条件は、人が原本と照合してから確定します。OCR結果をそのまま会計処理や契約判断に利用しないことが安全です。
OCR結果から請求書や契約書を検索・台帳管理
OCRで抽出した文字を台帳へ登録すると、取引先名、請求月、案件番号などをキーに文書を検索できます。外部スクリプトを利用すれば、OCR結果から必要な項目を抽出し、台帳へ自動登録する処理も実現できます。ただし、金額や日付などは誤認識を検出する条件を設定し、人による確認を残すことが必要です。
画像・動画・文書を用途に応じて自動変換
Automated media conversionやAutomated PDF conversionを使えば、アップロード後のファイル変換を自動化できます。
情報の一覧
本書は、ファイル共有ソフトウェアNextcloudで利用できるワークフロー機能であるNextcloud Flowについて調査した報告書です。ファイルのアップロード、更新、タグ付けなど、Nextcloud上で発生する操作や状態の変化をきっかけに、あらかじめ設定した処理を自動実行できる機能です。
本書では、基本機能の詳細やグループウェアとしても使えるアプリ機能、インストールの手順やインストール後の使い方、ownCloudとの比較などを解説しています。無料でダウンロードすることが可能です。
本書は、プラグインアプリに関する調査報告書です。カレンダーやタスク管理等の様々な機能を追加することができる、プラグインアプリの使用方法について説明しています。無料でダウンロードできます。
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