よくある質問・用語集

  • どうやって使う?

Web会議とは

Web会議とは、パソコンやスマートフォンなどのインターネットにつながったデバイスを利用して行う会議のことである。リアルタイムで音声と映像を共有することができるため、スムーズなコミュニケーションをとることができる。リアルタイムの映像だけでなく、チャット機能や参加者全員に資料やファイルを共有する機能などもある。

昨今の働き方改革や新型コロナウイルス(COVID-19)の世界的流行で企業での働き方が変化した。密を避けるために移動の制限がされるようになり、在宅勤務が推奨されるようになった。それに伴い、リモートワークやテレワークといった言葉が普及した。会議も1ヶ所に集まることが難しくなったため、Web会議システムを利用したオンライン上へ移行した。

コロナウイルス感染拡大によって変化した働き方にWeb会議は欠かせないものとなった。多くの企業でWeb会議システムを利用した業務が増えており、不動産の内見や接客、営業など、これまでは主に対面で行われていたものが、次々とオンライン上にシフトしている。また、オンラインをテーマにした商品の販売やイベントなども多様化し、Web会議システムは会議をするためだけのツールではなくなった。

そして、Web会議システムの利用はビジネスの場面だけではない。飲み会や帰省などの交流や、授業や学習塾などの教育など。幅広い場面で活用されている。

テレビ会議との違い

Web会議と良く似たものにテレビ会議がある。テレビ会議とWeb会議は、遠隔にいる相手ともリアルタイムで音声と映像が共有できる点では同じである。違う点は、テレビ会議には据え置き型のカメラやマイク、スピーカーなどの専用機材や部屋が必要であるということである。つまり、テレビ会議の導入にはコストが掛かる。しかし、専用の機材を使うためWeb会議と比べると音質、画質が良いことがメリットである。

一方で、Web会議の場合、大規模な工事の必要がない。スマートフォンやノートパソコン等のモバイル端末に備え付けられているカメラやマイク機能を使うことができるため、新しく機材を新調する必要もない。Web会議システムは様々な種類のものがあり、種類やプランによって機能に違いがある。そのため利用者に適したものを選ぶことができる。

Web会議システムの基本的な機能

Web会議システムには様々なものがあり、システムごとによって違いがあるが、基本的な機能は以下の通りである。

  • リアルタイムのコミュニケーション
  • リアルタイムで動画と音声が共有できるため、スムーズなコミュニケーションをとることができる。

  • 資料共有
  • ファイルを配布し、ファイルの形式にとらわれることなく共有ができる。画面共有ではリアルタイムで資料の編集と共有ができるという強みがある。

  • チャット機能
  • 会話を遮ることなく、参加者全員に文字で意見を伝えることができる。チャット機能のほかにも、絵文字によるリアクションや、アンケートを取ることができる機能を持つものもある。

  • 小会議
  • 会議の参加者をいくつかのグループに分け、別々に会議をすることができる。

  • ホワイトボード機能
  • 会議の参加者が共有された資料や画面に自由に書き込み、編集を行うことができる。

  • 録画、録音
  • 会議の議事録の代わりや、会議の様子を後から配信するために利用することができる。

Web会議の種類

Web会議システムには様々な種類のものが存在する。各社で開発された製品としてのシステムもあれば、オープンソースで利用できるシステムもある。それぞれに特徴があるため、用途や人数、費用など様々な観点から最適なものを選ぶことができる。一般的なWeb会議システムとOSS(オープンソースソフトウェア)のWeb会議システムをいくつか紹介する。

一般的なWeb会議システム

ZOOM

無料版のライセンスでは、1対1での会議の場合、利用時間に制限が無い。しかし、参加者が3人以上の場合は、40分までという時間制限がある。会議の参加人数は最大で100人。有料版のライセンスでは無料版の機能が備わっているため、基本的に機能面では大きな違いはない。しかし、参加人数や利用時間の制限に違いがある。また、ホストの人数が複数設定できる点や、録画、録音したデータをクラウド上に保存することができる点からビジネスや大人数で利用する場合は有料版ライセンスの方が適している。

Skype

無料で使えるマイクロソフト社のインターネット通話サービス。音声と映像を利用した通話ができ、チャット機能や絵文字によるリアクション機能、画像共有機能もある。通話中にリアルタイムで字幕を表示することができる。また、リアルタイムでの翻訳も可能である。利用するにあたって、マイクロソフトアカウントが必要。

Teams

Teamsには他のWeb会議システム同様にチャット機能があるが、チャットの履歴を保存することができる。また、既に送信したメッセージの編集や削除もできる。そのほかにビデオ通話、画面共有などの機能がある。無料版での会議の参加人数は100人までだが、有料版の場合は最大250人となっている。また、Microsoft365アプリと連携することができるため、作業の効率化が図れる。他にも、スケジュール設定やタスク管理などビジネスに最適な機能が揃っている。

OSSのWeb会議システム

Jitsi

オープンソースで利用できる会議システム。パソコンから参加する場合はウェブブラウザからURLをクリックするだけで接続できる。相手に特別な事前準備をさせる必要がないため、社外の人とのリモート会議に適している。また、専用のソフトウェアを必要としないため、準備­が簡単にできる。

スマートフォンから利用する場合は、専用のアプリ(Jitsi Meet)のダウンロードが必要。Jitsi MeetはAndroidとiOSのどちらのアプリでも利用することができ、無料である。

Jitsiはオンプレミスのサーバ上にインストールすることもできる。クラウドサーバ上にインストールし、自社の社員しか利用できないようにパスワードなどで保護することもできる。セキュリティの面でもビジネスでの利用に優れていると言える。

会議中にデスクトップを共有することができ、参加者は任意のウィンドウを表示することができる。ビジネスチャットシステムのRocket.Chatと連携すれば、チャット機能も利用できる。通常のチャットに映像や音声ビデオ会議を組み合わせることで、より円滑なコミュニケーションをとることができる。

BigBlueButton

オープンソースのウェビナーシステム。BBBとも言われている。GNU Lesser General Public Licenseのもとでオープンソースソフトウェアとして公開されている。ウェブブラウザからセミナーに参加することができる。AndroidやiOSにも対応しており、スマートフォンからの参加も可能。jitsiと比較すると、動画配信や共有メモなどのウェビナー機能が充実している。そして、モデレーター(主催者、運営、操作)、プレゼンター(セミナーで実際に話す人)、ユーザー(視聴者)のように参加者の役割や権限を分けることができる。

また、PDF形式のプレゼンテーション資料を共有することができる。資料の上に書き込みをしたり、レーザーポインターで指し示したような赤点を表示することもできる。操作方法も簡単なため、初心者でも利用しやすい。

BigBlueButtonはオープンソースのソフトウェアであるため、参加人数や時間の制限、月額料金を気にすることなく、初期費用のみで利用することができる。

OpenVidu

オープンソースのWeb会議システム。パソコン、スマートフォンのブラウザから利用できる。参加者はURLにアクセスするだけで会議に参加することができる。

Web会議のメリット、デメリット

Web会議システムにはメリットも沢山あるが、もちろんデメリットもある。会議の内容や参加者に応じて、Web会議のツールや対面の会議との使い分けが必要になる。

  • メリット
    • 意思決定がスムーズ
    • リアルタイムでコミュニケーションがとれる
    • 時間の節約(移動・会議室の準備が必要ない)
    • コストの削減(交通費・ペーパーレス)
    • 気軽に始められる(ブラウザ、OSにこだわらない、初期投資)
  • デメリット
    • 発言しづらいと感じる人もいる
    • 通信環境に左右される
    • 自宅の通信環境を整備しなくてはならない可能性もある(自宅から参加する場合)
    • 背景に気を遣う
    • 表情、雰囲気が伝わりづらい
    • 情報漏洩の危険性

Web会議システムの導入によって、生産性の向上やコスト削減が期待できる。事前に用意するものが少なく、手軽に導入できる点も魅力的である。しかし、Web会議に参加する場所によっては様々な不安がある。自宅から参加する場合、映りこむ背景からプライバシーの心配がある。公共Wi-Fiを利用する場合、情報漏洩など大きなリスクの可能性もある。バーチャル背景などのプライバシーに配慮した機能の利用を勧めることや、セキュリティー対策が重要である。

Web会議の利用者の中には、対面の会議以上に発言しづらいと感じる人もいる。表情や雰囲気が伝わりづらいため、リアクションが取りにくい。チャット機能や絵文字によるリアクション機能を有効に活用することで緩和される。

ビジネスでのWeb会議システムの使われ方

ビジネスにおいてWeb会議システムの使われ方は変化している。会議をするためだけのツールではなくなり、今まで対面で行われてきたものが、オンライン上でもできるようになっている。それにより、新たなビジネスチャンスを掴むことができたり、従来のコミュニケーションツールにはない強みを利用した業務の効率化が実現できる。

  • 不動産の内見
  • 従来は現地まで足を運び、実際に不動産を見に行くこと多かったが、現在はWeb会議システムを利用したオンラインで内見ができるサービスが多数ある。予約から契約まで全てオンライン上でできるものもある。不動産の契約のためだけに店舗に行く必要がなくなるため、時間と交通費の節約になる。

  • 商談
  • 非対面で商談が行えるため、移動の時間がなくなり効率的に業務に取り組むことができる、遠方にいる相手や海外に入る相手とも繋がることができるため、地域に物理的な制限が無くなる。

  • 社内研修
  • 各地に拠点がある企業の場合、参加者を1ヶ所に集めて、研修を行うことは様々な負担がかかる。しかし、Web会議システム利用すると、場所を問わず遠隔地にいる相手とも繋がることができるため、徹がるに行うことができる。大人数で行う研修であっても、小会議機能を使うことでディスカッションも行えるため、能動的な研修ができる。

  • 本社と地方、海外の情報共有
  • 電話やメールといった音声と文字による情報のやり取りでは、漏れや誤解が生じる恐れがある。しかし、リアルタイムの映像で会話ができるため、円滑にコミュニケーションをとることができ、情報の伝達によるミスを減らすことができる。また、実際に現地を訪問する手間が省けるため、効率的に業務に取り組むことができる。

ビジネス以外でのWeb会議システムの使われ方

教育
  • 大学の講義、学習塾
  • 録画機能を使えば、後から見直す事や復習も出来る。画面共有を黒板代わりにすることもできる。

趣味、娯楽
  • 習い事(ヨガ、筋トレ、料理、ハンドメイド)
  • マンツーマンのものから大人数でやるものまで、規模に関わらずWeb上で行うことができる。

  • ライブ、コンサート、ファンミーティング
  • コロナ禍の今、ライブやコンサートをWeb上で開催する芸能人は少なくない。芸能人とオンライン飲み会ができるイベントなどもある。

  • 旅行
  • リアルタイムの現地の映像をリモートで視聴でき、そこに旅行に行ったような感覚を味わうことができる。

就職活動
  • 会社説明会、面接
  • 自宅から説明会や選考に参加することができるようになり、地方の学生の就職活動の幅が広がった。時間や交通費の節約にもなる。一方で、会社や社員の雰囲気が分かりづらい、面接中に回線が悪くならないか常に心配していたという就活生の不安もある。

交流
  • 帰省
  • 帰省先や移動中の密や感染拡大を避けるために、Web会議システムを利用した「オンライン帰省」をする人が増えた。お盆のシーズンにはオンライン墓参りというサービスも話題になった。

  • 飲み会
  • 宅飲みしながらも、友人や職場の人と話すこともできる。時間を気にすることなく飲むことができる。自分の好きなものを飲んだり、食べたりすることができ、オーダーに気を使わなくてもよい。宅飲みの新しい形態になった。断ることが難しいこと、退席するタイミングが分からないことなど課題もある。

  • 社内イベント
  • デージーネットでは、毎年社員旅行を行っていたが。新型コロナウイルスの影響で開催が難しくなり2020年は社員旅行の代わりにWeb会議システム使ったレクリエーションを行った。jitsiとBigBlueButton(BBB)の2つのWeb会議システムを利用した。BBBでは全体の進行を行い、jitsiでは各チームの話し合いの場とした。多人数でもスムーズにコミュニケーションを取りながら、楽しむことができた。

デージーネットの取り組み

デージーネットではJitsiやBigBlueButtonを使ったWeb会議システムを構築している。デージーネットの社内でも利用しており、十分な導入、運用実績がある。デージーネットの導入事例や運用事例については以下の通りである。

  • どうやって使う?

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