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1. 概要

1.1. 本ドキュメントについて

このドキュメントは、RC-AttachFileSeparaterの管理者向けマニュアルです。
  • 本マニュアルは、株式会社デージーネットにより作成されました。

1.2. 本ドキュメントの対象となるソフトウェア

本ドキュメントは、次のバージョンのソフトウェアの動作をもとに執筆されています。
  • RC-AttachFileSeparater 1.0
  • PHP 8.3
  • Roundcube 1.6.12

RC-AttachFileSeparaterの動作対象OSは次の通りです。
  • Red Hat Enterprise Linux 10
  • AlmaLinux 10

1.3. RC-AttachFileSeparaterについて

RC-AttachFileSeparaterは、Roundcubeのプラグインです。特定の宛先（ドメインまたはメールアドレス）に添付ファイル付きメールを送った際、添付ファイルを分離してNextcloud（OSSのオンラインストレージ）にアップロードし、パスワード付き共有リンクを発行します。該当メールの受信者は、Webブラウザにて共有リンクにアクセスし、入手したパスワードを入力することで、該当の添付ファイルを入手することができます。

本プラグインを使うことで、従来のPPAPの代わりとなる、安全なファイルのやり取りが実現できます。

以下は、添付ファイルを分離した際に受信者に届くメールの例です。実際の添付ファイルの代わりに、Nextcloud共有リンク記載ファイルが添付されます。

_images/rcpt_mail.png _images/linkfile.png

上記のNextcloud共有リンク記載ファイルに記載されている共有リンクにWebブラウザからアクセスすると、以下の画面が表示されます。正しいパスワードを入力することで、実際の添付ファイルを入手することができます。

_images/nextcloud_login.png _images/nextcloud_download.png

パスワードは、設定内容に応じた宛先に届くパスワード通知メールに記載されます。なお、固定パスワードを設定することも可能ですが、その場合はパスワード通知メールは届きません。
_images/passmail.png

分離対象とする宛先などの設定は、Roundcube上の設定画面にて制御します。

[管理者用画面]
_images/admin_display.png

[ユーザ用画面]
_images/user_display.png

1.4. RC-AttachFileSeparaterでできること

RC-AttachFileSeparaterを導入することで、以下のような運用を行うことができます。
  • 社外宛に添付ファイル付きメールを送信する際のみ該当の添付ファイルを分離し、別経路でパスワードを伝えてダウンロードしてもらう
  • 社内宛のメールのみ添付ファイルは分離しないようにし、その他はすべて分離させた状態で送られるようにする
  • 特定の宛先のみ添付ファイルを分離する、もしくは分離させないようにする
  • 定期的に資料を送付する宛先へは、毎回固定パスワードでダウンロードできるようにする（都度パスワードを伝える必要がなくなる）
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