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構築事例:メール承認システム(Mail Approval)

Open Smart Design

新人社員が外部へ送るメールを確認してから送信したいというご要望に応えるため、デージーネットで販売している製品ソフトウェア(Mail Approval)を使って、メール承認システムを構築しました。

導入企業業種
情報・通信(広島県)
ユーザー規模
約40名
利用OS
Linux(CentOS5)
導入月
2009年9月頃
お客様が悩まれていた課題
取引先に送ったメールでトラブルになった
メール内容が送信前に確認できない
社員のメールの利用をうまく制限できない

デージーネットが提案した「メール承認システム(Mail Approval)」

解決ポイント

メール承認システムを導入

経験の少ない社員が取引先に送ったメールでトラブルになることがあり、誰かがメールの内容を確認してから送信できるようにしたいというご要望でした。また、パートタイムの社員など、外部にメールを送る必要がない社員は、社内だけしかメールを送れないようにしたいというご要望もいただきました。

メール送信権限をルール化

メール承認システムを導入することで、ユーザ毎にメールの送信権限を変えられるようにすることを提案しました。さらに、次のような4つのポリシーで運用できるように提案しました。

  • 誰もチェックしないでメールを送っても良い人
  • 自分で判断して、心配な場合に上司にメールを見てもらう人
  • 必ず上司がメールを確認してからメールを送る人
  • 社外へはメールを送信できない人

図:メール承認のフロー

添付ファイルの暗号化も導入

SaMMA(添付ファイル暗号化システム)も合わせて導入することを提案しました。これらにより、メールをより安全に、より安心して利用できるようになりました。

導入後の結果

社員のメールに対する教育効果があり、社員のメール対応の品質が向上し、顧客満足度の向上にもつながりました。また、宛先間違いや編集中にうっかり送ってしまう誤送信もなくなりました。



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