構築事例：磐田市様へのJitsiを利用した庁内向けWeb会議システム導入

磐田市様は、複数の拠点間で会議を行う度に移動が発生していたため、効率的に会議を実施できる方法を探されていました。しかし、業務で住民情報などの機密情報を扱うケースがあるため、情報漏洩のリスクが懸念されるクラウドのWeb会議サービスの利用は難しいという課題がありました。

そこでデージーネットでは、庁内ネットワークにJitsiのサーバを配置し、庁内ネットワーク内だけの通信で利用ができるWeb会議システムの構築をご提案しました。

JitsiのWeb会議開始画面

JitsiはOSSのWeb会議ツールで、ブラウザから手軽にWeb会議を行うことができます。今回、磐田市様がシステム導入のための条件として挙げていた、音声通話、ビデオ通話、画面共有、チャット機能などの基本的なWeb会議の機能を備えているほか、「50～60人が同時に参加できること」という要件も満たすことができることから、Jitsiを選定しました。

さらに、Jitsiはオンプレミス環境でも利用することができるため、プライベートネットワーク内での運用が可能です。そのため、外部への情報漏えいのリスクを抑えながら、安全に利用することができます。

庁内Web会議システムの構成イメージ

ユーザ数・会議時間無制限で、全庁舎で利用しやすいWeb会議システムに

磐田市様が今回導入するWeb会議システムは、打ち合わせや会議だけでなく、庁内で実施する研修等でも使用することを想定していました。そのため、手間やコストなどをなるべく抑え、利用者にとって制限の少ないシステムであることも条件の1つでした。

JitsiはOSSのため、ユーザ数に応じた課金などは一切かかりません。また、Web会議の利用時間の制限もありません。専用アプリのインストールも不要で、Webブラウザさえ使用できればアカウント登録なしでいつでも自由にWeb会議を行うことができます。そのため、全庁舎で利用しやすく活用の幅を広げることができるシステムになるようにしました。

導入にあたっての工夫

導入にあたって、以下を工夫しました。

利用説明会の実施

実際に利用する職員を集めていただき、Jitsiの使い方を説明しました。マニュアルベースの説明ではなく、実際のシステムを利用して説明をすることで、Jitsiの使い方を理解していただくようにしました。

トップ画面のロゴの変更

Jitsiのトップ画面のロゴを変更し、庁内専用のWeb会議システムであることを印象付けました。初めて利用する人でも見覚えのあるロゴが目につき、庁内で独自に利用ができるWeb会議システムということが一目で分かるようにしました。

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